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relevanten Stammdaten des SAP mitsamt Dienstpostenplanbewirtschaftung und Dienstpostenverteilungsplan stellte dabei laut Referatsleitung
eine wesentliche Aufgabe dar.
Dies auch deshalb, da die Daten im SAP über eine Schnittstelle teilweise
für die Abrechnung im Lohnprogramm übernommen wurden. Die hohe
Sensibilität der Daten sowie der Umstand, dass diese zeitnah einzupflegen waren, wurde laut Referatsleitung als ein wesentlicher Grund
angeben, weshalb zwei Personen mit diesen Aufgaben beauftragt
waren.
Weitere Aufgaben umfassten die Sicherstellung der laufenden Datenqualität- und konsistenz, die Mitarbeit beim Aufbau und in der laufenden
Betreuung eines Datenmanagements, sowie die Unterstützung bei der
Digitalisierung und Erstellung von Reports mittels Auswertungen (aus
dem EDV-Programm).
Laut Auskunft der Referatsleitung fand die Digitalisierung in der Form
statt, dass das Referat „Recruiting und Digitalisierung“ inhaltliche
Vorgaben definierte, welche vom Amt für Informationstechnologie und
Kommunikation technisch umgesetzt wurden. Anschließend testete das
Team Digitalisierung des Referates „Recruiting und Digitalisierung“ die
Umsetzung und meldete die Ergebnisse an die IT. Der Vollständigkeit
halber erwähnte der Stadtrechnungshof, dass die beiden damit
befassten Dienstnehmer der geprüften Dienststelle über keine spezielle
EDV-Expertise verfügten.
Sekretariat

Die Sekretariatsstelle war mit allgemeinen Assistenztätigkeiten (bspw.
Telefonat, Parteienverkehr, Schreibarbeiten für das gesamte Amt, sowie
die Stammdatenpflege oder Dienstvertragsverlängerungen – buchstabenbezogen von A-L) beschrieben. Ferner fiel in diesen Aufgabenbereich die Personalaktenverwaltung für das Referat. Zusätzlich waren
bei sämtlichen Sekretariatsbediensteten im Amt (insgesamt drei) sog.
Fokusaufgaben hinterlegt. Hinsichtlich der referatsbezogenen Aufgaben
waren bei diesem Dienstnehmer die Unterstützung bei der Anstellung
von Saisonalbeschäftigten und Bearbeitung von Kur- und RehaAnträgen sowie Dienstfreistellungen für Kader- und Truppenübungen
betroffen.

Referatsleitung –
Empfehlung

Die Referatsleitung hatte die gem. MGO beschriebenen Führungsaufgaben wahrzunehmen. Darüber hinaus wurden in der amtsinternen Aufgabenverteilung weitere Tätigkeiten definiert.
Diese Tätigkeiten betrafen u.a. das Recruiting und die Teilnahme an
Hearings im Bedarfsfall sowie die Verantwortung für die Digitalisierung
inkl. der Schnittstellenfunktion zur IT. Ferner war die Auswertung von
Kennzahlen, regelmäßiges Reporting und die Tätigkeit als Beauftragte
im „Betrieblichen Eingliederungsmanagement“ (Wiedereingliederungsteilzeit) – kurz BEM – zu subsumieren.
Die strategische Personalplanung (Dienstpostenplan und Personalbedarfsplanung) fiel ebenfalls in die Zuständigkeit der Referatsleitung,
wobei diese explizit in Zusammenarbeit mit dem Vorstand des Amtes für
Personalwesen erfolgte.

Zl. MagIbk/66183/KA-PR/6

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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