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Darüber hinaus wurde die Stellvertretung der Amtsleitung als Aufgabe
der Referatsleitung definiert. Begründet wurde dies mit einer von der
Magistratsdirektorin (gleichzeitig Abteilungsleiterin) am 30.08.2024 verfügten Unterschriftsermächtigung. Darin wurde die Amtsleitung von der
Abteilungsleitung ermächtigt, sämtliche in den Zuständigkeitsbereich
des Amtes fallende Geschäftsstücke, zu unterfertigen. In Vertretung der
Amtsleitung ist die Referatsleitung des „Recruiting und Digitalisierung“
genannt worden. Die Unterschriftsermächtigung wurde im Sinne der
Arbeitsvereinfachung und zur Beschleunigung der Aktenerledigung der
anfallenden Geschäftsstücke gem. MGO § 46 Abs. 4 erteilt.
Auffallend war für den Stadtrechnungshof in diesem Kontext, dass die
Referatsleitung zum Zeitpunkt der Einschau im städtischen Buchhaltungsprogramm nicht für die Vertretung der sog. Anordnungsberechtigung (bzw. Anordnung einer Zahlung) des Amtsvorstandes vorgesehen
war. Für diese Vertretung wurden drei andere Personen im Amt für
Personalwesen namhaft gemacht. Eine Vertretung im Sinne der Unterschriftsermächtigung war dadurch bei der Anordnung von Zahlungen
bzw. für die Bewirtschaftung der Voranschlagsposten (EDV-)technisch
nicht gegeben.
Im Zusammenhang mit der Zuständigkeit der Amtsleitung führt der
Stadtrechnungshof aus, dass diese in der MGO im § 6 Abs. 3 geregelt
wurde und – aus Sicht des Prüforgans – über eine Unterschriftsermächtigung hinausging. Demgemäß leiteten die Amtsleiter den Dienst
in ihren Dienststellen nach definierten Grundsätzen (entsprechend MGO
§ 5 Abs. 1, 2 und 3 lit. a bis d). Erläuternd wurde erwähnt, dass sich diese
Grundsätze auf die Führung der Abteilungen bezogen und bspw. die
gleichmäßige Aufteilung der Amtsgeschäfte auf die Dienstnehmer
umfassten.
Im Hinblick auf den Verhinderungsfall eines Amtsleiters war in der MGO
festgehalten, dass diesen – soweit der unmittelbare Vorgesetzte (nach
Anhörung des betreffenden Amtsvorstandes) keine anders lautende
Verfügung getroffen hat – der ranghöchste Mitarbeiter des Amtes vertritt.
Ergänzend wurde erwähnt, dass nach dem Dafürhalten des Stadtrechnungshofs im Falle des Amtes für Personalwesen der ranghöchste
Mitarbeiter – zur Zeit der Prüfungseinschau – nicht die mit der
Unterschriftsvertretung betraute Person bzw. Referatsleitung war.
Zumal im Amt für Personalwesen offensichtlich nicht beabsichtigt war,
die Regelung der Stellvertretung für die Amtsleitung mit dem ranghöchsten Mitarbeiter gem. MGO § 4 Abs. 3 anzuwenden, empfahl der
Stadtrechnungshof – aus Gründen der Transparenz und Klarheit – die
Stellvertretung der Amtsleitung (über die Unterschriftsvertretung hinaus)
separat schriftlich zu verfügen.
Im Anhörungsverfahren kommunizierte die geprüfte Stelle, dass der
Empfehlung entsprochen werde.
5.3 Entlohnung
Allgemeines

Zl. MagIbk/66183/KA-PR/6

Die Entlohnung der Belegschaft im Referat „Recruiting und Digitalisierung“ erfolgte im Rahmen der allgemein für die Bediensteten des
Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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