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Eine Verordnung des Gemeinderates, welcher gem. I-VBG die Höhe der Nebengebühren und die Anspruchsvoraussetzungen festlegt, war nicht beigelegt.
Der Empfehlung des Stadtrechnungshofes wurde teilweise entsprochen.

Belegkontrollen II. Quartal 2022 - Mindermengenzuschläge
(Bericht vom 24.10.2022)

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Hinsichtlich von drei unter Mitwirkung des Amtes für Allgemeine Servicedienste der
MA I erstellten Auszahlungsanordnungen an ein Büromöbelerzeugungs- und
-ausstattungsunternehmen war für die Kontrollabteilung auffällig, dass Mindermengenzuschläge pro Auszahlungsanordnung zur Verrechnung gelangten. Budgetär
belasteten die Auszahlungen drei verschiedene Dienststellen. Die Mindermengenzuschläge beliefen sich auf netto € 74,84, netto € 32,11 und netto € 73,89. Gemäß
dem für Bestellungen zur Anwendung gelangenden Vertragswerk fielen Mindermengenzuschläge („Logistikzuschläge“) in betraglich gestaffelter Form bis zu einem
„Abrufwert“ von netto € 1.000,00 an. Das Amt für Allgemeine Servicedienste tätigte
innerhalb von 13 Tagen die drei den Fakturen zugrundeliegenden Bestellungen für
die betroffenen Dienststellen. Der Gesamtbestellwert betrug netto € 867,46 und der
Mindermengenzuschlag für diese drei Bestellungen lag bei netto € 180,84. Somit
belief sich der Zuschlag auf rd. 21 % des Netto-Bestellwertes.
Die Kontrollabteilung empfahl, bei künftigen Bestellungen möglichst Mindermengenzuschläge zu minimieren bzw. bestenfalls sogar gänzlich zu vermeiden. Im seinerzeitigen Anhörungsverfahren sagte das Amt für Allgemeine Servicedienste zu, der
Empfehlung in Zukunft zu entsprechen.
Im Zuge der letztjährigen Follow up – Einschau teilte der Vorstand des Amtes für
Allgemeine Servicedienste mit, im Interesse der Sparsamkeit laufend auf die
Vermeidung von Mindermengenzuschlägen zu achten. Gründe wie beispielsweise
ein dringlicher Bedarf an Amtsausstattungen sowie kurzfristige Personalaufstockungen würden Sammelbestellungen nicht durchgängig möglich machen.
Weiters erklärte der Amtsvorstand, dass seit Oktober 2023 seitens des Referates
Einkauf und Allgemeine Servicedienste nur mehr einmal monatlich Möbelbestellungen sowie Bestellungen von Amtsausstattungen getätigt bzw. abgewickelt
werden würden. Durch diese Maßnahme sollte gewährleistet werden, Mindermengenzuschläge zu minimieren. Gänzlich ausgeschlossen könnten diese Zuschläge
jedoch aus oben genannten Gründen nicht werden.
Zur aktuellen Follow up – Einschau 2024 bestätigte der Vorstand des Amtes für
Allgemeine Servicedienste seine Stellungnahme des Vorjahres. Die vom Stadtrechnungshof durchgeführte stichprobenartige Einschau in Rechnungen zu Möbelbestellungen des betroffenen Unternehmens des Jahres 2024 zeigte, dass in
keinem der überprüften Fälle Mindermengenzuschläge zur Verrechnung gelangten.
Der Empfehlung des Stadtrechnungshofes wurde entsprochen.

Zl. MagIbk/90840/StRH-PR/1

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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