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Zudem kündigte das Referat Stadtbibliothek an, mit der Softwarefirma in diesem
Zusammenhang über eine bessere Datenauswertung zu beraten.
Zur aktuellen Follow up – Einschau 2024 bestätigte die Fachdienststelle gegenüber
dem Stadtrechnungshof die Durchführung der in der seinerzeitigen Stellungnahme
angekündigten Maßnahmen. Im Laufe des Jahres 2024 sei die Datenauswertungsmöglichkeit in Zusammenarbeit mit der Softwarefirma verbessert worden. In diesem
Zuge sei es zur Löschung von 5.648 Datensätzen (Stand aktive Benutzer per
31.12.2023: 18.987) gekommen. Die Stadtbibliothek wies gegenüber dem Stadtrechnungshof die künftig geltenden Löschungsparameter im Wege einer separaten
Dokumentation nach.
Der Empfehlung des Stadtrechnungshofes wurde entsprochen.

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Die Leiterin des Referates Stadtbibliothek stellte der Kontrollabteilung auf ihre Anfrage auch Datenmaterial über die Entlehnungen (und Besucher) auf tagesbasis von
physischen Beständen für die Jahre 2021 und 2022 bereit. Zu dieser bereitgestellten
Statistik merkte die Kontrollabteilung kritisch an, dass die Summe dieser Auswertung (294.963 Entlehnungen im Jahr 2022) im Vergleich mit den im Rahmen der
Jahresmeldung an den Büchereiverband Österreichs (BVÖ) dokumentierten Werten
(308.986 Entlehnungen im Jahr 2022) eine deutliche Abweichung zeigte.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V, die Gründe für
die Abweichung zu eruieren und diese gegebenenfalls zu bereinigen. Dies mit dem
Ziel, unabhängig von der tages- oder jahresweisen Abfrage valide statistische Werte
zu erhalten und zu dokumentieren. Die Fachdienststelle informierte im Zuge der
damaligen Stellungnahme darüber, dass der Grund für die Differenz softwareseitig
ermittelt werden konnte. Die Zahlen der BVÖ-Jahresstatistik wären korrekt. Das
Referat Stadtbibliothek kündigte an, dass an der Behebung des Softwarefehlers
gearbeitet werde.
Zur Follow up – Einschau 2024 wies die Fachdienststelle gegenüber dem Stadtrechnungshof nach, dass der festgestellte Softwarefehler mittlerweile behoben worden
ist. Die bereinigten Daten für das Jahr 2024 lagen dem Stadtrechnungshof als Nachweis vor.
Der Empfehlung des Stadtrechnungshofes wurde entsprochen.

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Bei der Überprüfung der als Excel-Dateien bereitgestellten Veranstaltungsstatistiken der Jahre 2019 bis 2022 stellte die Kontrollabteilung mehrfach Formelfehler
fest. Diese äußerten sich letztlich in fehlerhaften Summenwerten sowohl hinsichtlich
der Anzahl der Veranstaltungen als auch betreffend die Anzahl der Veranstaltungsbesucher.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V, künftig auf die
Führung einer fehlerfreien Veranstaltungsstatistik erhöhtes Augenmerk zu legen. In
der damaligen Stellungnahme verwies die Fachdienststelle darauf, dass sie die
Excel-Tabelle zur statistischen Auswertung von Veranstaltungen korrigiert und vereinfacht habe.

Zl. MagIbk/90840/StRH-PR/1

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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