Gesamter Text dieser Seite:
Textziffer

Beschreibung „Offene Forderung aus Rechnungsbeleg BN/xxxxx“ angeführt war.
Weitere Daten zur Zusammensetzung der offenen Forderung waren nicht ersichtlich. Eine ergänzende Anfrage der Kontrollabteilung bei der Stadtbibliothek ergab,
dass die Forderungen aus der Zeit vor der Systemumstellung stammen würden. Bei
diesen Fällen könne aufgrund der erfolgten Datenmigration über die Detailzusammensetzung keine Auskunft mehr gegeben werden.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V, zur Bezahlung
offener Forderungen aus so genannten „Altdatenbeständen“ eine künftige Vorgehensweise festzulegen. Aus Sicht der Kontrollabteilung sollten derartige offene
Forderungen lediglich dann zur Bezahlung durch die Betroffenen freigegeben
werden, wenn eine klare inhaltliche Zuordnung erfolgen kann. Die Fachdienststelle
verwies in der damaligen Stellungnahme auf die Bereinigung der Rückstände,
welche aus der Zeit vor der Datenmigration stammen.
Zur Follow up – Einschau 2024 wies die Fachdienststelle gegenüber dem Stadtrechnungshof nach, dass sie alle Rückstände vor der Datenmigration bereinigte.
Der Empfehlung des Stadtrechnungshofes wurde alternativ entsprochen.

114

Auf dem Beleg des erwähnten Altdaten-Bestandsfalles war die Umsatzsteuer mit
„0 %“ angegeben.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V, in Zusammenarbeit mit dem Amt für Rechnungswesen der MA IV in derartigen Fällen die umsatzsteuerliche Rechnungslegung zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten.
Auch hierzu verwies das Referat Stadtbibliothek der MA V gegenüber dem Stadtrechnungshof im Rahmen der Follow up – Einschau 2024 auf die vorgenommene
Bereinigung aller Rückstände vor der Datenmigration.
Der Empfehlung des Stadtrechnungshofes wurde alternativ entsprochen.

115

Die Kontrollabteilung hinterfragte im Zuge der Prüfung auch den Prozessablauf für
den Fall, dass Nutzer ausgeliehene Medien nach der geltenden Ausleihfrist nicht
mehr zurückstellen. Wesentlich war dabei, dass nach erfolglosen drei Mahnschritten
der Stadtbibliothek eine Weiterleitung des betroffenen Falles an das Amt für
Rechnungswesen der MA IV zur weiteren „Betreibung“ erfolgte. Dies allerdings nur
dann, wenn der Warenwert der ausgeliehenen Medien den Betrag von € 50,00
überschritt. Das Amt für Rechnungswesen der MA IV brachte nach einer weiteren
ersten Mahnung eine nochmalige qualifizierte (zweite) Mahnung zur Versendung.
Sollte auch hier keine Reaktion erfolgen, musste der Fall weiter betrieben werden
(gerichtlicher Exekutionsantrag).
Die Leiterin des Referates Stadtbibliothek machte die Kontrollabteilung deutlich
darauf aufmerksam, dass derartige Fälle nur sehr vereinzelt vorkommen würden. Im
Jahr 2021 waren drei derartige Fälle zu verzeichnen. Im Jahr 2022 ergab sich kein
solcher Fall. Die Kontrollabteilung recherchierte die drei betroffenen Fälle des
Jahres 2021. Zu einem Fall konnte eine Zahlung des offenen Betrages erreicht
werden. Die beiden verbliebenen Fälle waren zum Zeitpunkt der Prüfung der
Kontrollabteilung Mitte November 2023 nach wie vor unbeglichen.

Zl. MagIbk/90840/StRH-PR/1

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

58