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Zur Follow up – Einschau 2024 waren Bearbeitungsschritte hinsichtlich des endgültigen Bescheides für das Jahr 2021 beim Amt für Rechnungswesen der MA IV noch
in Abwicklung. Dabei blieb die Umsetzung der Empfehlung seitens der Fachdienststelle weiterhin zugesagt.
Der Empfehlung des Stadtrechnungshofes wird in Zukunft entsprochen werden.

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Die Referatsleiterin übermittelte an die Kontrollabteilung eine Funktionsmatrix (mit
Aufgaben und Stunden pro Dienstnehmer) der Dienststelle Stadtbibliothek. Die
kumulierte Wochenarbeitszeit der Dienstnehmer betrug dabei 897 Wochenstunden
(ohne Lehrling). Das seitens der Referatsleitung erstellte – und ebenfalls übermittelte – interne Organigramm stellte sich wie folgt dar:

Referatsleitung

allgemeiner

Informationsdienst

inhaltliche

(alle MA nach

Teilbereiche

Administration

Dienstplan)

Bibliothekswesen

(Medienauswahl,

35 Öffentlichkeitsarbeit

Bestandspflege)

Veranstaltungen

Zielgruppenarbeit

Der Referatsleitung wurden neben den gesamten Wochenstunden der Referentin
(welche u.a. die Dienstpläne erstellt) auch Instandhaltungsarbeiten einzelner
Dienstnehmer zugerechnet. Ferner sind Zeiten hier für die Lehrlingsbetreuung von
weiteren Dienstnehmern subsumiert. In Summe entfielen somit rd. 10 % der
wöchentlichen Arbeitszeit der Belegschaft auf die Referatsleitung.
Die Administration beanspruchte gemäß der Funktionsmatrix rd. 5 % der wöchentlichen Arbeitszeit der Dienstnehmer der Stadtbibliothek, wobei hier die Buchhaltung,
das allgemeine Sekretariat sowie die Administration der Veranstaltungen und der
Öffentlichkeitsarbeit zusammengefasst wurden.
Die inhaltlichen Teilbereiche des Organigramms teilte sich in die Aufgabengebiete
Öffentlichkeitsarbeit, Bibliothekswesen sowie Veranstaltungen und Zielgruppenarbeit auf, für die insgesamt 35 % der wöchentlichen Dienstzeit der Mitarbeiter der
Stadtbibliothek eingeplant wurde.
Hinsichtlich der Öffentlichkeitsarbeit – die in Summe 5 % der vorgesehenen
Wochenarbeitszeit beansprucht – wurde der Kontrollabteilung seitens der Referentin der Stadtbibliothek mitgeteilt, dass vor allem die redaktionelle Betreuung der
eigenständigen Homepage einen wichtigen Teil der Öffentlichkeitsarbeit darstellt.

Zl. MagIbk/90840/StRH-PR/1

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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