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Die Geschäftsstelle für Bürgerinnen- und Bürgerbeteiligung hat auf
Nachfrage des Stadtrechnungshofes zum Teil derartige verbindliche
Abrechnungstabellen erstellt. Diese Tabellen wurden jedoch nicht in
vollem Umfang befüllt und lagen nicht für jeden Projektberichtszeitraum
vollständig vor. Periodische Soll-Ist-Vergleiche im Rahmen eines zweckmäßigen Projektcontrollings fanden nach Aussage der besagten Geschäftsstelle nicht statt.
Auf Grundlage des dem Stadtrechnungshof vorliegenden Datenmaterials
zeigte sich, dass die Geschäftsstelle für Bürgerinnen- und Bürgerbeteiligung beim Forschungsprojekt „cool-INN“ weder eine detaillierte und
planmäßige Kostenüberwachung, insbesondere im Bereich Personalkosten, noch ein nachvollziehbares, stichtagsbezogenes und transparentes Reporting durchgeführt hat.
Der Stadtrechnungshof empfahl der städtischen Fachdienststelle, künftig
bei geförderten Projekten mit mehreren Fördernehmern ein systematisches Budget- bzw. Projektcontrolling zu etablieren. Ziel ist es, eine
periodische Überwachung des Kostenrahmens sowie eine präzisere
Dokumentation der Kostenentwicklung zu gewährleisten.
Das Amt für Organisation und Zukunftsfragen der MA I teilte im Rahmen
des Anhörungsverfahrens mit, der Empfehlung des Stadtrechnungshofes
zu entsprechen.

8.2.1 Aufwendungen im städtischen Haushalt
Verbuchung der
vereinnahmten
Fördergelder
–
Empfehlung

Die projektbezogenen städtischen Aufwendungen hat die einstige
Geschäftsstelle für Bürgerinnen- und Bürgerbeteiligung unter anderem
über die als „gebundene Ausgabe (GA)“ definierte Haushaltsstelle
1/015030-728200 Bürgerinnen- und Bürgerbeteiligung, Entgelte für
sonstige Leistungen (GA) abgerechnet. In den Rechnungsjahren 2021
und 2022 wurde dieses Sachkonto als „Bürgerbeteiligung (GA)“ bezeichnet.
Den Prüfunterlagen zufolge hat die Geschäftsstelle für Bürgerinnen- und
Bürgerbeteiligung im Rahmen des Projekts „cool-INN“ im eingesehenen
Zeitraum insgesamt netto € 10.454,34 an Aufwendungen geleistet. Im
Jahr 2020 verzeichnete der Stadtrechnungshof einen negativen Betrag
von - € 9.819,47, während im darauffolgenden Jahr ein Gesamtbetrag
von € 19.315,77 aufgewendet wurde. Im Rechnungsjahr 2022 finanzierte
die Fachdienststelle das Vorhaben nochmals mit einem geringfügigen
Betrag von € 958,04.
Im Hinblick auf die budgetierten Gesamtkosten von € 66.813,00 für das
FFG-Projekt „cool-INN“ durch die Geschäftsstelle für Bürgerinnen- und
Bürgerbeteiligung zeigte sich der Stadtrechnungshof verwundert, dass
auf dem Sachkonto 728200 „Entgelte für sonstige Leistungen (GA)“ bzw.
„Bürgerbeteiligung (GA)“ lediglich ein rechnerischer Saldo von
€ 10.454,34 abgebildet war.

Zl. MagIbk/66183/KA-PR/6

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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