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Die Follow up – Einschau 2013 hat ergeben, dass dies in der Zwischenzeit geschehen ist.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Die Umlegung der Personalkosten der Referatsbediensteten geschieht über die
KLR auf der Grundlage der dem Referat zugeordneten Kostenträger und richtet
sich nach der zeitlichen Beanspruchung der Bediensteten laut Prozessmonitor. Die
Daten des Prozessmonitors sind laufend zu aktualisieren und zwecks verursachergerechter Zuordnung der Personalkosten monatsweise dem für die KLR zuständigen Referat Vermögensrechnung/Kosten- und Leistungsrechnung in der
MA IV bekannt zu geben. Anlässlich einer Überprüfung der den Kostenträgern im
Rahmen der Kostenträgerrechnung 2011 zugerechneten Personalkosten wurde
festgestellt, dass die über die Leitung des Amtes für Kinder- und Jugendbetreuung
der MA IV übermittelten Meldungen betreffend die Personalzuteilung auf die Kostenstellen des Referates Kinder- und Jugendförderung nicht mit den Daten des
Prozessmonitors übereinstimmten. Außerdem ist aufgefallen, dass seit der personellen Neuregelung der Produktverantwortung ab 01.02.2011 die Personalkosten
der Referatsleiterin nicht mehr anteilig auf die Kostenstelle Referatsleitung umgelegt worden sind.
Um eine unrichtige Zuordnung der Personalkosten auf die verschiedenen Kostenträger des Referates künftig zu vermeiden, empfahl die Kontrollabteilung die betreffenden Daten zu überarbeiten und der Verteilung der Personalressourcen korrespondierend zu den Daten des Prozessmonitors besonderes Augenmerk zuzuwenden. Weiters wurde zur Verbesserung der Aussagekraft der KLR angeregt, in
jenen Fällen, in denen ein Produkt aus mehreren Kostenstellen besteht, die stundenmäßige Zuordnung der Bediensteten in der Funktionsmatrix entsprechend detailliert darzustellen. In solchen Fällen sollte gleichermaßen auch der Umlageschlüssel für die Overheadkosten präzisiert werden.
Im Rahmen der Stellungnahme wurde damals mitgeteilt, dass der Empfehlung der
Kontrollabteilung bereits nachgekommen worden sei.
Als Feedback zur Follow up – Einschau 2013 wurde der Kontrollabteilung bestätigt, dass die Empfehlung umgesetzt worden ist.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Im Rahmen der Durchführung von Ferienzugveranstaltungen verpflichtet das Referat auf Werkvertragsbasis auch Privatpersonen als Betreuer bzw. Kursleiter (i.d.R.
Bastel- und Kochkurse). Zusätzlich zu den Werkverträgen werden mit den Auftragnehmern – wie für alle anderen Veranstaltungen auch – schriftliche Vereinbarungen über die organisatorischen und finanziellen Parameter (Termine, Veranstaltungsort, Dauer der Veranstaltung, Anzahl der Teilnehmer, Höhe der Vergütung etc.) abgeschlossen.

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Zl. KA-00135/2014

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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