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diskutiert worden ist. Gemäß erhaltener Auskunft war dieser Voranschlag zum
damaligen Prüfungszeitpunkt in Jänner 2013 von den AAG-Gesellschaftern allerdings noch nicht beschlossen. Von der Kontrollabteilung wurde darauf hingewiesen, dass ein Budget eine Vorschau auf ein kommendes vollständiges Geschäftsjahr darstellt. Daher sollte nach Meinung der Kontrollabteilung ein Jahresvoranschlag möglichst vor Beginn des jeweiligen Wirtschaftsjahres beschlossen werden.
Von der AAG wurde im seinerzeitigen Anhörungsverfahren zugesagt, künftig darauf zu achten, dass der Jahresvoranschlag rechtzeitig genehmigt wird.
Zur aktuellen Follow up – Einschau teilte der Geschäftsführer der AAG mit, dass in
der Beiratssitzung vom 25.11.2013 der Jahresvoranschlag für das Geschäftsjahr
2014 rechtzeitig besprochen worden wäre. Der erforderliche Umlaufbeschluss
wurde von der Geschäftsführung der AAG am 10.12.2013 an die IKB AG sowie am
19.12.2013 an die ATM versendet. Als Nachweis der Erledigung wurde der Kontrollabteilung der letztlich von den Gesellschaftern der AAG unterfertigte Umlaufbeschluss betreffend den Voranschlag des Jahres 2014 bereitgestellt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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In der 1. ordentlichen Generalversammlung vom 29.03.2005 wurde von den AAGGesellschaftern die Einrichtung eines „Beirates“ beschlossen. Gleichzeitig wurde
für diesen Beirat eine Geschäftsordnung in Kraft gesetzt. Der Beirat wurde als das
maßgebliche Organ für die Willensbildung (Behandlung und Zustimmung) in konkret definierten Angelegenheiten bestimmt. Weiters kommt ihm in allen weiteren
Angelegenheiten von grundlegender strategischer und/oder operativer Bedeutung
beratende Funktion zu.
Der Beirat besteht aus insgesamt vier Mitgliedern, wobei jeder Gesellschafter berechtigt ist, zwei Personen als Mitglieder zu entsenden. Die Entsendung und eine
allfällige Abberufung haben durch schriftliche Mitteilung an die Geschäftsführung
der AAG sowie an den jeweils anderen Gesellschafter zu geschehen. Sowohl Bestellung als auch Abberufung wirken grundsätzlich unmittelbar mit Zugang des
Schriftstückes. Die Funktionsperiode der Mitglieder endet mit Ablauf des vierten
Geschäftsjahres nach deren Bestellung. Zum damaligen Prüfungszeitpunkt waren
für die IKB AG der Vorstandsvorsitzende sowie der für den Geschäftsbereich Abfallwirtschaft zuständige Vorstandsdirektor der IKB AG in den Beirat entsandt. Auf
der Seite der ATM wurden die beiden Beiratssitze vom AR-Vorsitzenden und dem
Geschäftsführer der ATM beansprucht. Auf die Nachfrage der Kontrollabteilung
hinsichtlich schriftlicher Mitteilungen über die Entsendung/Abberufung von Beiratsmitgliedern war lediglich ein Schreiben der IKB AG vom 06.07.2005 evident.
Ob ein derartiges Schreiben auch vom Mitgesellschafter ATM existiert und damit
der Bestellungsvorgang entsprechend den Bestimmungen der Geschäftsordnung
des Beirates erfolgt ist, konnte von der Kontrollabteilung mangels vorhandener
Unterlagen nicht beurteilt werden. Darüber hinaus hätte die Funktionsperiode der
(ordnungsgemäß) bestellten Beiratsmitglieder nach Einschätzung der Kontrollabteilung per 31.12.2009 geendet und wäre am 01.01.2010 eine Neubestellung erforderlich gewesen. Zur Fragestellung, ob der in der Geschäftsordnung des Beirates enthaltenen Bestimmung betreffend den Ablauf der Funktionsperiode Rechnung getragen worden ist, konnten der Kontrollabteilung von der AAG zunächst
keine Unterlagen bereitgestellt werden. Eine Nachfrage der Sachbearbeiterin der
AAG bei der IKB AG führte zum Ergebnis, dass zwar mit Datum 28.10.2010 ein
Schreiben an die AAG verfasst worden war, in dem – allerdings nachträglich – darüber informiert wurde, dass die bisher für die IKB AG entsandten Mitglieder auch

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Zl. KA-00135/2014

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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