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mittels zugesandten Erlagscheinen eingehoben. Augenfällig war für die Kontrollabteilung in diesem Zusammenhang, dass in der städtischen Schulgeldordnung im
Gegensatz zur Schulgeldordnung des Tiroler Musikschulwerkes keine Zahlungsfristen angeführt sind. In den Bestimmungen des Tiroler Musikschulwerkes ist als Zahlungstermin für das Wintersemester der 15.11. und für das Sommersemester der
15.03. des Schuljahres angeführt.
Nach Auskunft der städtischen Musikschule wurde der entsprechende Zahlscheinversand im Schuljahr 2017 für das Sommersemester 2017 am 20.03.2017 und für
das Wintersemester 2017/2018 am 24.10.2017 begonnen und durchgeführt.
Eine sohin (teilweise) verspätete Schulgeldvorschreibung im Jahr 2017 und das
Fehlen eines standardisierten, automationsunterstützten Mahnwesens in der städtischen Musikschule führte letztlich zum Ergebnis, dass Schüler ohne Entrichtung des
Schulgeldes den Unterricht für das betreffende Sommersemester zur Gänze besuchen konnten. Im Zuge einer Nachschau in den von der Musikschule übermittelten
Prüfunterlagen stellte die Kontrollabteilung insgesamt 19 Fälle für das Sommersemester 2017 fest. Das ausstehende, vorgeschriebene Schulgeld betrug € 1.677,00
und betraf überwiegend die elementare Ausbildung, insbesondere das Unterrichtsfach Musikalische Früherziehung. Darüber hinaus erkannte die Kontrollabteilung in
weiteren sechs Fällen unbezahlte Schulgelder in Höhe von € 540,00 für das vergangene Wintersemester 2016/2017.
Die auch in diesem Bericht aufgetretene Thematik einer zeitverzögerten Vorschreibung von Schulgeldern und somit einen mit Verspätung stattfindenden Mahnlauf
durch die Musikschule der Stadt Innsbruck bzw. dem Amt für Rechnungswesen der
MA IV verwies die Kontrollabteilung ergänzend auf ihre Ausführungen im damaligen
Prüfbericht vom 07.05.2001, Zl. KA-30/2001.
Nach Einschätzung der Kontrollabteilung bedarf es generell einer zeitnahen Vorschreibung der Schulgelder und eines normierten, abgestimmten Mahnsystems zur
Sicherstellung der notwendigen Einnahmen der Musikschule der Stadt Innsbruck.
Aufgrund (wiederholter) obiger Feststellungen regte die Kontrollabteilung an, die
bisherige praktizierende Vorgehensweise bezüglich manueller Anordnung der jeweiligen Schulgelder und in weiterer Folge die Durchführung des betreffenden
Mahnwesens einer kritischen Überprüfung zu unterziehen.
Zudem empfahl die Kontrollabteilung in diesem Kontext und aus verwaltungsökonomischen Gründen in Abstimmung mit dem zuständigen Amt für Informationstechnologie und Kommunikationstechnik zu prüfen, ob eine automatische Übertragung der
einzelnen Schulgeldvorschreibungen mittels einer adäquaten IT-Schnittstelle von
der für Musikschulen maßgeschneiderten EDV-Software „Music-Office“ in das neue
städtische ERP-System „GeOrg“ (Buchhaltungssystem) für die Musikschule der
Stadt Innsbruck praktikabel und realisierbar erscheint.
Mit Hilfe der Buchhaltungssoftware „GeOrg“ erfolgt schließlich ein zentraler einheitlicher Versand der Schulgeldvorschreibungen (Rechnungen) sowie der dazugehörigen Zahlscheine an die betreffenden zahlungspflichtigen Musikschüler. In weiterer
Folge würde die zuständige zentrale städtische Buchhaltung (Amt für Rechnungswesen der MA IV) ein standardisiertes, zielführendes Mahnwesen für die Musikschule der Stadt Innsbruck abwickeln.

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Zl. KA-00193/2019

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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