Gesamter Text dieser Seite:
Die Überarbeitung der Kostenzuordnung entsprechend der tatsächlichen Dienstzuteilung wurde ebenfalls zugesagt.
Die Umsetzung dieser Empfehlung wurde im Zuge der Follow up – Einschau 2015
nachgefragt und brachte das Ergebnis, dass die Absicht bestehe, die genannten
Punkte nach Bestellung eines neuen Amtsvorstandes und im Einvernehmen mit
den (betroffenen) Referatsleitern zu verwirklichen. Seitens des geprüften Referates sei generell eine Kontrolle und Überarbeitung dieser Bereiche bis spätestens
Ende April 2016 vorgesehen.
Der weitere Umsetzungsgrad der Empfehlung wurde mittels der Follow – up Einschau 2016 abgefragt. Die Dienststelle kommunizierte gegenüber der Kontrollabteilung, dass aufgrund mehrerer Wechsel in der Referatsleitung eine Bereinigung
von Formalien nicht durchgeführt werden konnte. Die Empfehlung soll jedoch vom
neuen Referatsleiter umgesetzt werden.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wird in Zukunft entsprochen werden.

39

Bei der Einsichtnahme in die für das Produkt 3323 – Gewerbliches Betriebsanlageverfahren geführte Statistik war für die Kontrollabteilung auffallend, dass die dokumentierten Fallzahlen mit einem (Aufwertungs-)Faktor bewertet worden sind.
Dabei sollte diese auch im seinerzeitigen Referat Bau-, Wasser- und Anlagenrecht
gehandhabte Aktenkategorisierung mittels des Faktors offensichtlich den Schwierigkeitsgrad des Aktes bzw. der Bescheiderstellung berücksichtigen und widerspiegeln. Eine allgemein gültige dokumentierte Beschreibung dieser Bewertungsfaktoren bestand gemäß Rücksprache mit dem seinerzeit zuständigen Amtsvorstand (sowie dem Referatsleiter) nicht. In dem von der Kontrollabteilung geprüften
Referat Gewerbe und Betriebsanlagen wurde/wird die Kategorisierung für Betriebsanlagenakten lt. Information des damaligen Leiters der Dienststelle in 4 Stufen (Faktor 1 bis 4) vorgenommen.
Die Kontrollabteilung erkannte in der praktizierten Faktorbewertung des Aktenanfalles im Zusammenhang mit der geführten Statistik kein definiertes Ziel bzw. keinen Mehrwert. Im Gegenteil liefert eine derartige Fallzahlenstatistik nach Meinung
der Kontrollabteilung „verwässerte“ Ergebnisse, da nicht tatsächliche, sondern mit
gewissen Faktoren bewertete Aktenerledigungen abgebildet werden. Problematisch sah die Kontrollabteilung auch die lt. erhaltener Auskunft des seinerzeitigen
Referatsleiters gepflogene Praxis, dass die Faktorbewertung des konkreten Aktes
vom zuständigen Sachbearbeiter vorgenommen wird.
Die Kontrollabteilung empfahl, diese Form der Aktenkategorisierung in Zusammenhang mit der Dokumentation von statistischen Fallzahlen zu überdenken. In
der dazu abgegebenen Stellungnahme sagte die Dienststelle zu, die Anregung der
Kontrollabteilung aufzugreifen. Es wurde angekündigt, gemeinsam mit der damaligen Amtsleitung an einer alternativen Lösung zu arbeiten, da dies auch baurechtliche und wasserrechtliche Verfahren betreffe.
Der mittlerweile zuständige Amtsvorstand (vormals Leiter des Referates Gewerbe
und Betriebsanlagen) informierte aktuell darüber, dass die bisherige Beurteilung
nach eingehender Evaluierung beibehalten werden würde, um auch die Schwierigkeit der Akten zu berücksichtigen. Zur besseren Nachvollziehbarkeit würden jedoch ab dem Geschäftsjahr 2017 (im Echtbetrieb) zusätzliche Excel-Listungen ge-

…………………………………………………………………………………………………………………………………….
Zl. KA-00193/2017

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

23