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Verantwortung des
Geschäftsführers

Gernäß § 6 Abs . 4 des Gesellschaftsvertrages obliegen dem Geschäftsführer die Vertretung der Gesellschaft nach außen sowie die
Leitung, Entscheidung und Verfügung in allen geschäftlichen Angelegenheiten. Ihm obliegt laut § 18 Abs. 1 GmbHG auch die gerichtliche
und außergerichtliche Vertretung des Unternehmens.

Internes Kontrollsystem
(IKS)

Gemäß § 22 Abs. 1 GmbHG hat der Geschäftsführer auch dafür zu
sorgen, dass ein Rechnungswesen und ein internes Kontrollsystem
(IKS) geführt werden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Der Kontrollabteilung wurde zu Beginn ihrer Prüfung ein urnfangreiches .IKS-Handbuch" samt Excel-Listungen betreffend die in der
TFG maßgeblichen Prozessbereiche zur Verfügung gestellt. Außerdem
war für die Kontrollabteilung bei der Sichtung der Protokolle des Bilanzausschusses und des Aufsichtsrates ersichtlich, dass sich der
Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Prüfung der Jahresabschlüsse der
vergangenen Jahre mit der Ausgestaltung des IKS in der TFG eingehend beschäftigte.

Quartalsberichte

Gemäß § 28a GmbHG ist der Geschäftsführer verpflichtet, dem Aufsichtsrat regelmäßig , mindestens vierteljährlich , über den Gang der
Geschäfte und die Lage des Unternehmens zu berichten. Dieser gesetzlichen Auflage hat der Geschäftsführer der TFG entsprochen.

(Gesamt-)Prokuristen formale zeitliche
Vertretungslücken Empfehlung

Zum Zeitpunkt der Prüfung der Kontrollabteilung waren in der TFG zwei
(Gesamt-)Prokuristen bestellt, die das Unternehmen jeweils entweder
gemeinsam mit dem Geschäftsführer oder dem weiteren Prokuristen
vertreten .
Im zeitlichen Nachgang der personellen Veränderungen im Bereich der
Prokura wurde von der Kontrollabteilung kritisch darauf hingewiesen,
dass die TFG bei Verhinderung des selbständig vertretungsbefugten
Geschäftsführers im zweiten Quartal 2014 aus formaler Sicht nach
außen nicht vertreten hätte werden können . Dies aufgrund des Umstandes, dass seit der Bestellung des neuen TFG-Geschäftsführers ab
01.04.2014 bis zur erfolgten Bestellung des zweiten Gesamtprokuristen
Ende Juni 2014 lediglich ein Gesamtprokurist bestellt war. Dieser konnte in diesem Zeitraum das Unternehmen allerdings mangels eines
zweiten Gesamtprokuristen lediglich gemeinsam mit dem TFGGeschäftsführer vertreten.
Dieselbe Situation ergab sich im Zusammenhang mit der Pensionierung des vormaligen langjährigen Einzelprokuristen der TFG per
31.12.2012. Bis zur Bestellung des zweiten Gesamtprokuristen Mitte
Juni 2013 verfügte das Unternehmen zur Vertretung des Geschäftsführers lediglich über einen Gesamtprokuristen, welcher bei Verhinderung
des damaligen Geschäftsführers mangels des Vorhandenseins eines
weiteren Gesamtprokuristen die TFG nach außen nicht vertreten hätte
können.
Von der Kontrollabteilung wurde empfohlen, den aufgezeigten Umstand
(Vertretung des Unternehmens bei Verhinderung des Geschäftsführers) bei allfälligen künftigen Geschäftsführerbestellungen bzw. personellen Wechseln bei den Gesamtprokuristen zu berücksichtigen. Die
TFG teilte im Anhörungsverfahren mit, die Empfehlung an die Gesellschafter weiterzuleiten .

ZI. KA-11 340/2016

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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