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Die Kontrollabteilung hat daher mit Nachdruck empfohlen, ein den Erfordernissen
der MGO entsprechendes Bestandverzeichnis zu führen, um einerseits der in Geltung stehenden Verfügung (Dienstanweisung des MD) nachzukommen und andererseits einen adäquaten Überblick über sämtliche Anlagegüter der Dienststelle sicherzustellen.
Diesbezüglich teilte der Leiter des Amtes für Sport in seiner Stellungnahme mit,
dass im Jahr 2011 von einer ehemaligen Mitarbeiterin der MA IV das Inventar der
betreffenden Dienststelle neu aufgenommen bzw. mit dem tatsächlichen Ist-Stand
erfasst worden sei. In weiterer Folge wäre diese Datei nicht mehr evaluiert worden.
Auf Basis dieser Verzeichnisse wäre eine aktuelle Inventaränderungsanzeige nicht
möglich gewesen.
Mit dem neuen Mitarbeiter im Referat Vermögensrechnung/Kosten- und Leistungsrechnung der MA IV wäre im Februar 2013 vereinbart worden, den Inventarbestand im Amt für Sport (Amtsräumlichkeiten) neu aufzunehmen, um auf Basis dieses neuen Bestandverzeichnisses eine aktualisierte Verwaltung des Inventares in
der betreffenden Dienststelle fortzuführen.
Die Führung der Inventarlisten im Bereich der Sportanlagen auf Basis von ExcelTabellen sei auf Grund der sehr hohen Anzahl an inventarisierungspflichtigen
(Klein-)Gegenständen, die vielfach auf zwei oder mehreren Sportanlagen eingesetzt werden und demzufolge in einer eigenen Sammelliste zu führen sind, umfangreicher. Die Listen würden geführt, seien aber zu aktualisieren.
In der Rückmeldung zur Follow up – Einschau 2013 wurde berichtet, dass es Ziel
sei, im Jahr 2014 das bestehende Kassenprogramm um eine Lager- bzw. Inventarverwaltung zu erweitern, wobei die neue Softwarelösung im Herbst/Winter 2014
in Vollbetrieb übergehen soll.
Zum nunmehrigen Stand der Angelegenheit hat der Leiter der angesprochenen
Dienststelle berichtet, dass eine eigenständige EDV-Lösung für das Amt für Sport
leider nicht möglich sei, da im Jahr 2017 eine „gesamte Inventarisierungs- und Lagerhaltungssoftware für mehrere städtische Dienststellen seitens der IT angekauft
bzw. installiert“ werde. Aufgrund dieser Entscheidung seien die bestehenden
Excel-Listen aktualisiert sowie eine eigenständige Inventarisierungsliste (Excel)
erstellt worden und seit Herbst 2014 würden sämtliche Einrichtungsgegenstände
im Amt für Sport erfasst werden. Beginnend mit dem Jahr 2015 erfolge die jährliche Inventur.
Weitere Recherchen der Kontrollabteilung dazu haben ergeben, dass dem für die
Inventarisierung zuständigen Mitarbeiter zum Prüfungszeitpunkt Anfang Februar
2015 händisch ausgefüllte Bestandslisten der Sportplatz-Zentrale und des Sportplatzes Wiesengasse zur Aktualisierung der Lagerverwaltung des Amtes für Sport
übermittelt worden sind.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde teilweise entsprochen.

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Zl. KA-00206/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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