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Betreuungszuständigkeiten (Amt für Tiefbau, Grünanlagen und Land- und Forstwirtschaft) nicht durch das Referat Liegenschaftsangelegenheiten, sondern durch
die Abteilungsleitung der MA III/Planung, Baurecht und technische Infrastrukturverwaltung zu erfolgen habe. Das Referat Liegenschaftsangelegenheiten werde an
einer akkordierten Vorgehensweise mitwirken.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wird in Zukunft entsprochen werden.

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Zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Verrechnung bzw. Abrechnung an
die Bestandnehmer städtischer Privatgrundstücke proponierte die Kontrollabteilung, die von der IISG lt. Geschäftsbesorgungsvertrag als Hausverwalter zu erfüllenden Aufgaben (v.a. Wertanpassung von Entgelten, Geltendmachung einer
Wertsicherung, Vorschreibung der Verwaltungsaufwandspauschale) regelmäßig
einer stichprobenartigen Prüfung zu unterziehen.
Darauf Bezug nehmend hat die damalige Leiterin der geprüften Dienststelle zugesagt, die Unzulänglichkeiten (Verwaltungskostenbeitrag, Umsatzsteuer, Grundsteuer, Wertanpassung etc.), die im Zusammenhang mit den Tätigkeiten des
Hausverwalters aufgezeigt wurden, mit der IISG zu klären.
Im Anhörungsverfahren zur aktuellen Follow up – Einschau hat das Referat Liegenschaftsangelegenheiten belegt, dass diesbezüglich bereits Gespräche mit der
Geschäftsleitung sowie dem hierfür zuständigen Sachbearbeiter der IISG stattgefunden haben und die aufgezeigten Unzulänglichkeiten zwischenzeitlich geklärt
worden sind. Ferner versicherte das Referat Liegenschaften, dass die Vorschreibungen in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Des Weiteren beanstandete die Kontrollabteilung, dass in Einzelfällen nach Ablauf
befristeter Bestandverhältnisse zum einen Grundstücksflächen von den Bestandnehmern weiterhin genutzt und zum anderen Mietzinsvorschreibungen vorgenommen bzw. Zinszahlungen geleistet worden sind. In diesem Zusammenhang
verwies die Kontrollabteilung auf eine allenfalls auftretende Problematik im Hinblick auf eine stillschweigende Erneuerung bzw. Verlängerung von Bestandverträgen und sprach daher die Empfehlung aus, in allen Bestandangelegenheiten auf
einen (rechtzeitigen) Abschluss schriftlicher Vereinbarungen besonders zu achten.
Dazu berichtete die Leiterin des betreffenden Referates, dass die Fristenerinnerung über die Aktenverwaltungssoftware nicht entsprechend funktioniere. Seit geraumer Zeit werde ein Fristenbuch geführt, in dem sämtliche Verträge bzw. deren
Vertragsende vorgemerkt werden.
Erneut zu dieser Angelegenheit befragt, teilte das Referat im Zuge der Follow up –
Einschau 2015 mit, dass in diesem Zusammenhang das EDV-System
„Documents“ entsprechend adaptiert worden sei. Künftig werde die Leiterin des
Referates Liegenschaftsangelegenheiten im Vorfeld (ca. drei bis sechs Monate)

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Zl. KA-00089/2016

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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