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Eine Schätzung der Kosten des definitiven Leistungsumfangs ergab rd.
€ 482.000,00. Die optionalen Lieferkosten inkl. weiterer drei Jahre Betrieb des Fahrradverleihsystems wurden auf etwa € 429.000,00 geschätzt. Die ermittelten Gesamtkosten beliefen sich somit auf rd.
€ 911.000,00.
1. Verfahrensstufe –
Teilnahmeantrag

Bis zum Ende der Teilnahmefrist (1. Stufe des zweistufigen Verfahrens)
am 05.03.2013 gaben gemäß Information der IVB zwei Unternehmen
einen Teilnahmeantrag ab. Eine aufgrund diverser Mängel und Unklarheiten gesetzte Aufklärungsfrist bis 25.03.2013 ließ ein Bewerber verstreichen und führte zum Ausscheiden desselben. Nur der einzig verbliebene Bewerber erfüllte sämtliche Kriterien und erbrachte die geforderten Nachweise, sodass dieser zur zweiten Stufe des Vergabeverfahrens zugelassen und zur Legung eines Angebotes eingeladen wurde.

2. Verfahrensstufe –
Verhandlungen

Am 30.04.2013 fand eine erste Verhandlungsrunde statt. Nach weiteren Verhandlungen erfolgte mit 24.05.2013 die Aussendung der letztgültigen Ausschreibungsunterlagen und die Aufforderung an den Bieter
zur Legung eines „letzten und besten Angebotes“ (last and best offer –
LABO) bis 06.06.2013, 12:00 Uhr. Der verbliebene Bieter kam der Aufforderung mit Abgabe am 05.06.2013 nach.

last and best offer

Am 14.06.2013 teilte die IVB dem Bieter schriftlich mit, dass im Zuge
der Prüfung des LABO mehrere behebbare Angebotsmängel festgestellt wurden und forderte den Bieter zur Aufklärung auf. Darüber hinaus wurde die Möglichkeit eingeräumt, auf Basis der vorliegenden Ausschreibungsunterlagen ein weiteres, letztes LABO in Hinblick auf den
Preis (sog. „Kuvertrunde“) bis spätestens 21.06.2013, 12:00 Uhr abzugeben, welches das Angebot der ersten LABO-Runde ersetzen würde.

Zulässigkeit
neuerliche
LABO-Runde –
Beanstandung

Die Kontrollabteilung wies in diesem Zusammenhang darauf hin, dass
gemäß § 105 Abs. 3 BVergG 2006 den teilnehmenden Bietern der Abschluss der Verhandlungen, soweit dies nicht in den Ausschreibungsunterlagen erfolgt ist, vorab bekannt zu geben ist. Dies kann dadurch
geschehen, dass eine Verhandlungsrunde als letzte Verhandlungsrunde bekannt gegeben wird oder dass der oder die verbliebenen Bieter
zu einer letztmaligen Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden.
Die Aufforderung zur Legung eines last and best offer ist insofern dem
Titel nach eindeutig der Aufruf einer letzten Angebotsrunde. Auch die
bisherige Rechtsprechung hält die Durchführung weiterer Angebotsrunden im Allgemeinen für unzulässig, wenn an die Bieter die Aufforderung zur Legung eines LABO erfolgt ist.
Ein anderer Sachverhalt in Bezug auf weitere Verhandlungsrunden
läge laut Rechtsprechung vor, wenn die Einladung zur Legung eines
LABO den Vorbehalt in sich trage, bei Bedarf allenfalls weitere Verhandlungen zu führen. Einen solchen Vorbehalt konnte die Kontrolllabteilung den entsprechenden Ausschreibungsunterlagen zum LABO
jedoch nicht entnehmen.
Die Kontrollabteilung beanstandete die Aufforderung der IVB zur Legung eines weiteren LABO. Die IVB kündigte im Zuge des durchgeführten Anhörungsverfahrens an, bei künftigen Ausschreibungen die Vorgaben des Bundesvergaberechtes zu berücksichtigen.

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Zl. KA-17986/2017

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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