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Zudem empfahl die Kontrollabteilung in diesem Kontext und aus verwaltungsökonomischen Gründen in Abstimmung mit dem zuständigen
Amt für Informationstechnologie und Kommunikationstechnik zu prüfen,
ob eine automatische Übertragung der einzelnen Schulgeldvorschreibungen mittels einer adäquaten IT-Schnittstelle von der für Musikschulen maßgeschneiderten EDV-Software „Music-Office“ in das neue städtische ERP-System „GeOrg“ (Buchhaltungssystem) für die Musikschule
der Stadt Innsbruck praktikabel und realisierbar erscheint.
Mit Hilfe der Buchhaltungssoftware „GeOrg“ erfolgt schließlich ein zentraler einheitlicher Versand der Schulgeldvorschreibungen (Rechnungen) sowie der dazugehörigen Zahlscheine an die betreffenden zahlungspflichtigen Musikschüler. In weiterer Folge würde die zuständige
zentrale städtische Buchhaltung (Amt für Rechnungswesen der MA IV)
ein standardisiertes, zielführendes Mahnwesen für die Musikschule der
Stadt Innsbruck abwickeln.
Darüber hinaus regte die Kontrollabteilung in diesem Zusammenhang
des Weiteren an zu prüfen, ob als Alternative zum Zahlscheinversand
auch das SEPA-Lastschriftverfahren für die Begleichung des Schulgeldes für die Musikschule der Stadt Innsbruck zweckmäßig ist. Vorteile
des SEPA Lastschriftverfahrens sind u.a. ein einfacher und kosteneffizienter Weg zum Einziehen von Schulgeldern und die Sicherheit, dass
die Zahlung innerhalb eines vorab festgelegten Zeitraumes abgeschlossen ist, sowie die Optimierung der Zahlungsmittelverwaltung.
In ihrer Stellungnahme kündigte die Fachdienststelle an, die Empfehlungen der Kontrollabteilung aufzunehmen und diesbezügliche Gespräche zu führen.
Saldierungsverbot der
Einnahmen und
Ausgaben –
Empfehlung

Die Musikschule der Stadt Innsbruck hat bei einem Innsbrucker Kreditinstitut ein eigenständiges Bankkonto eingerichtet und dieses lautet auf
Stadtgemeinde Innsbruck, Musikschule Innsbruck. Es wird ausschließlich zur Vereinnahmung der betreffenden Schulgelder verwendet. Auf
diesem Konto sind der Musikschuldirektor sowie eine Sachbearbeiterin
der Schulverwaltung einzeln zeichnungsberechtigt. In diesem Zusammenhang konstatierte die Kontrollabteilung die fehlende Darstellung
des betreffenden Bankkontos und infolgedessen keinen Ausweis eines
dementsprechenden Saldos im städtischen Kassennachweis bzw. in
der Vermögensrechnung.
Im Rahmen einer stichprobenartigen Einsichtnahme in die im Musikbüro aufbewahrten Kontoauszüge des obigen Bankkontos konnte sich die
Kontrollabteilung davon überzeugen, dass ausschließlich Habenbuchungen mit Ausnahme der Quartalsabschlüsse (Kontoführungsspesen) verbucht werden. Die Habenbuchungen betreffen die einbezahlten
Schulgelder. Der jeweilige ausgewiesene Habenstand dieses Kontos
wird täglich zugunsten des Hauptgirokontos der Stadtgemeinde Innsbruck abgeschöpft und somit weist das Konto der städtischen Musikschule im Allgemeinen einen Nullstand aus. In weiterer Folge wird vom
Referat Stadtkasse des Amtes für Rechnungswesen der MA IV dieser
Kontoübertrag der städtische Musikschule in einer Gesamtsumme auf
dem Haushaltskonto 2/320210+810000 Leistungserlöse als Schulgeld
vereinnahmt.

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Zl. KA-07190/2018

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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