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bewerten und zu dokumentieren sowie daraus geeignete Maßnahmen
abzuleiten.
Die Kontrollabteilung nahm diesbezüglich eine Einschau in das Risikomanagementsystem SharePoint der zu prüfenden Dienststelle vor
und stellte fest, dass sechs Risiken, davon vier bezüglich Datenschutz,
Datenmissbrauch, Datenverlust und Ausfall der EDV und zwei bei der
Kategorie Finanzielle Risiken, Haftungen, festgeschrieben wurden.
Da der Gestellungsbetrieb eine Ein-Personen-Dienststelle ist, wurde
eine Vertretung (Stellvertretung) für den Referatsleiter im Sinne des
Risikomanagements thematisiert und als Unsicherheitsfaktor (Risiko)
bewertet.
Anordnungsberechtigung
(Vier-Augen-Prinzip)

Zur Produktverantwortung des Leiters des Gestellungsbetriebes zählt
die Buchhaltung und der Geldverkehr, das beinhaltet u.a. die Fachaufgaben der Erstellung, Überwachung und Kontrolle der Annahme- und
Auszahlungsanordnungen sowie den dazugehörigen Zahlungsverkehr.
Dieser hat beschränkt auf den Zuständigkeitsbereich gemäß Geschäftseinteilung der MGO die Anordnungsbefugnis über die im Voranschlag (Ordentlicher Haushalt) präliminierten Einnahmen und Ausgaben zu verfügen, d.h. hierzu die erforderlichen Einnahme- und Auszahlungsanordnungen zu fertigen.
In den Ausführungsbestimmungen für den Voranschlag 2017 und 2018
werden im Wesentlichen die Prinzipien einer klaren Funktionstrennung
(Zahlungsanordnung und Zahlungsabwicklung) und eine Vier-AugenKontrolle geregelt.
Die diesbezüglichen Einnahme- bzw. Auszahlungsanordnungen sind
formgerecht auszufertigen. So sind diese Anordnungen nach Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit des betreffenden
Vorganges – jeweils durch einen entsprechenden fachkundigen und
verlässlichen Bediensteten, welcher hierfür unabhängig vom Anordnungsberechtigten (AOB), verantwortlich ist – vom Anordnungsberechtigten zu genehmigen und damit zur Zahlung freizugeben (Vier-AugenPrinzip).
Die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit und die
Rechnungsfreigabe durch den Anordnungsberechtigten darf jedenfalls
nicht durch den gleichen Bediensteten erfolgen.
Alle Einnahmen und Ausgaben sind so zeitgerecht anzuordnen, dass
sie zum Fälligkeitstag ordnungsgemäß vollzogen werden können.

Formgerechte
Ausfertigung von
Einnahme- und
Auszahlungsanordnungen –
Empfehlungen

Die Kontrollabteilung nahm dies zum Anlass und führte eine auf Stichproben basierende Einschau mit dem Fokus auf eine ordnungsgemäße
Ausfertigung auf diversen Auszahlungsanordnungen des Gestellungsbetriebes der Stadt Innsbruck durch.
Im Rahmen dieser Prüfung stellte die Kontrollabteilung fest, dass nicht
jede Ausgabeanordnung den in den betreffenden Ausführungsbestimmungen festgelegten Kriterien entsprach und insbesondere das VierAugen-Prinzip nicht durchgängig eingehalten wurde. So fehlte teilweise

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Zl. KA-07390/2018

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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