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„Buchhaltung“ und „Kasse“ in außerordentlichem Umfang gebunden habe. Die Prüfungen würden 2006 fortgesetzt werden und es sollten Ende 2006 alle Handverläge
überprüft und das entsprechende Schulungsprogramm abgeschlossen sein. In der
Folge sei geplant, entsprechend den Prüfungsergebnissen jene Dienststellen schwerpunktmäßig einer Nachprüfung zu unterziehen, bei denen Mängel aufgetreten sind.
Zur jetzigen Einschau wurde mitgeteilt, dass das Amt für Rechnungswesen im Jahr
2006 die restlichen Handverläge geprüft habe, wobei auf die Höhe des Handverlages,
Versicherungsschutz, Führung der Kassenbücher, rechtzeitige Abrechnung am Jahresende und Namhaftmachung der Kassenverantwortlichen geachtet worden sei. Damit sei die als notwendig erachtete Einschulung und Nachprüfung vollständig erledigt.
Darüber hinaus wurde angekündigt, dass nach einem entsprechenden Stichprobenplan laufend Handverlagsprüfungen seitens des Amtes für Rechnungswesen durchgeführt werden würden.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Die Kontrollabteilung hatte im Bericht über die Prüfung des Referates „Stadtarchiv –
Stadtmuseum“, Zl. KA-18/2004 festgestellt, dass eine der Hauptaufgaben des Stadtarchivs, nämlich das „Gedächtnis der Verwaltung“ zu tragen, seit Jahren nur unzureichend erfüllt wird. Die Kontrollabteilung konstatierte hierbei Rahmenbedingungen, die
der ordnungsgemäßen Erfüllung dieser Aufgabe bisher nicht förderlich waren. Insbesondere mangelte es an der Koordination zwischen dem Stadtarchiv und den Dienststellenleitern zur Frage, was aus kulturellem, historischem bzw. verwaltungshistorischem Interesse archivierungswert wäre. Auf Regelungsdefizite in der MGO wurde
hingewiesen. Im Anhörungsverfahren wurde betont, dass am dzt. System – Letztentscheidung des Amtsvorstandes über die physische Beseitigung von Akten – festgehalten werde. Im Zweifelsfalle hätten die Amtsvorstände den fachkundigen Rat des
Stadtarchivs einzuholen. Gleichzeitig werde versucht werden, eine bessere Koordination zu erreichen. Die Dokumentationsaufgabe des Stadtarchivs sei gleichermaßen
unverzichtbar.
Zur Follow up-Einschau 2004 wurde mitgeteilt, dass der Archivar für die Amtsvorstände eine Anleitung über die Grundprinzipien des Archivwesens erstellen werde, um
diesen die Entscheidung über Archivierung oder Skartierung zu erleichtern. Der Magistratsdirektor werde ersucht werden, diesen Leitfaden per Rundschreiben verpflichtend weiterzugeben. In Zweifelsfällen liege die Initiative weiterhin beim Amtvorstand,
mit dem Archivar Kontakt aufzunehmen.
Zur Follow up-Einschau 2005 wurde darüber informiert, dass zwischenzeitlich eine
Skartierordnung referatsintern entwickelt wurde. Die Behandlung digitaler Akten sei in
diesem Zusammenhang nach wie vor ein (in der Archivforschung) ungelöstes Problem. Die vorgenannte Anleitung für die Amtsvorstände (Richtlinie) sei ebenfalls erstellt und dem Amt für Präsidialangelegenheiten zur Prüfung vorgelegt worden. Im
Endergebnis sollen die Archivordnung (inzwischen am 14.6.2005 durch Verfügung des
Magistratsdirektors in Kraft gesetzt) in Verbindung mit der neuen Skartierordnung als
homogenes Ganzes veröffentlicht werden. Das Amt für Präsidialangelegenheiten bestätigte den Erhalt eines solchen Vorschlages.

ZI. KA-00210/2007

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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