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Aufträgen zugrunde liegenden wesentlichen Kriterien künftighin transparent und
nachvollziehbar zu gestalten.
Im damaligen Anhörungsverfahren dazu führte die zuständige Dienststelle u.a. aus,
dass generell im Rahmen derartiger Projekte ein Grobkonzept (Schwerpunkte, Themen, Gewichtungen) erarbeitet werde. Danach verschaffe sich der Auftragnehmer einen Überblick und kalkuliert in etwa den Arbeitsaufwand. Eine ähnliche Kalkulation
würde vom Referat erstellt. Weiters würden in losen Abständen Besprechungen/Beratungen über den Fortgang des Werkes erfolgen. Die genaue Berechnung eines Stundensatzes sei nicht möglich, da es sich um eine „schöpferische“ Arbeit handle, die von einer handwerklichen Leistung zu unterscheiden sei. Es werde aber immer
versucht, unter strenger Beachtung der Maximen der Verwaltung zu handeln, eine
schriftliche Grundlage (fixe Stundenzahl o.ä.) erschiene jedoch aus dortiger Sicht für
beide Vertragsparteien als kontraproduktiv.
Dazu bemerkte die Kontrollabteilung, dass die beanstandeten fehlenden Unterlagen
bezüglich der von der geprüften Dienststelle erstellten Kalkulation bis dato nicht vorgelegt worden seien. Im Zusammenhang mit der im Gegenstandsfall geforderten
Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Kontraproduktivität zu sprechen erschien
aus der Sicht der Kontrollabteilung verwunderlich.
Anlässlich der Follow up-Einschau 2007 wurde vom Amt für Kultur mitgeteilt, dass für
die Abwicklung von Werkverträgen folgende verbindliche Vorgangsweise festgehalten
wurde:
Bei Werkverträgen, die eine handwerkliche Tätigkeit oder Aushilfstätigkeit umfassen,
werden die voraussichtlich benötigten Stunden geschätzt und im Werkvertrag ein
Stundensatz festgelegt. Bei Abrechnung wird eine Aufstellung der geleisteten Arbeitsstunden beigelegt, so dass eine jederzeitige Nachvollziehbarkeit von Beauftragung
und Rechnungsstellung möglich ist. Bei Werkverträgen, die eine wissenschaftliche Tätigkeit beinhalten, ist vor Projektbeginn eine Stundenkalkulation über die voraussichtlich notwendigen Arbeitsstunden zu erstellen und wird auf Basis dieser Kalkulation ein
Honorar vereinbart. Sollte sich bei Projektfortschritt zeigen, dass mit dem seinerzeit
kalkulierten Honorar nicht das Auslangen gefunden werden kann, so ist der Werkvertrag diesbezüglich zu ergänzen und eine entsprechende Begründung zu dokumentieren. Jedenfalls sollen die den Werkverträgen zugrunde liegenden wesentlichen Kriterien (Leistungsumfang, Honorarzusammensetzung, Zeitrahmen etc.) transparent und
nachvollziehbar gestaltet werden.
Ergänzend dazu hat die zuständige Amtsvorständin der Kontrollabteilung einen in der
Zwischenzeit abgeschlossenen Werkvertrag übermittelt. In einem separat dazu
verfassten Aktenvermerk wurden der Empfehlung der Kontrollabteilung entsprechend
nunmehr die wesentlichen Kalkulationsgrundlagen festgehalten.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

ZI. KA-00437/2008

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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