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Vorstand des Amtes für Finanz- und Rechnungswesen ermittelt worden. Schriftliche Unterlagen hierüber konnten der Kontrollabteilung, mit
Ausnahme einer nicht kommentierten Excel-Tabelle, nicht vorgelegt
werden, sodass die dem Aufteilungsschlüssel zugrunde liegenden Motive nicht ersehen werden können. Auch im Bereich der MA IV waren
diesbezüglich keine Aufzeichnungen (mehr) existent.
Im Anhörungsverfahren wurde mitgeteilt, dass bereits zum Zeitpunkt
der Einrichtung des Amtes für Bürgerservice und Öffentlichkeitsarbeit
mit 1. Juli 2000 und der in diesem Zusammenhang erfolgten Eingliederung des bis dahin der Stabstelle Magistratsdirektor angegliederten
Referates Medienservice die Aufteilung der Budgetpositionen dieses
Referates auf zwei TA bestanden habe. Diese Aufteilung sei in einer
mehrjährigen Beobachtung und Untersuchung der Finanzströme
(Einnahmen und Ausgaben) durch die damaligen Mitarbeiter der Finanzabteilung begründet. Die letzte Untersuchung der Finanzströme
des Referates und die daraus resultierende Aufteilung auf die
TA stamme aus dem Jahr 2000 und sei vom früheren Leiter des Amtes
für Finanz- und Rechnungswesen festgelegt und dem Amt für Bürgerservice und Öffentlichkeitsarbeit mittels Excel-Tabelle zur weiteren Vollziehung im Rahmen der Anweisung von Rechnungen übermittelt worden.
Kostenaufteilung
in der Praxis

Die Kontrollabteilung hat allerdings festgestellt, dass diese ausschließlich unter dem Steueraspekt vorzunehmende Kostenaufteilung in der
Praxis nicht lückenlos gehandhabt wird. Insbesondere sind Rechnungsbeträge aus Bestellvorgängen, die über das AIO/Referat Einkauf abgewickelt werden, zur Gänze der Pressestelle zugeordnet worden. Die
Gründe hiefür liegen darin, dass auch die Bebuchung der Haushaltsstellen für diese Bestellungen dem Referat Einkauf obliegt, vom Referat
Medienservice hiezu aber keine Aufteilungshinweise auf den Bestellscheinen gemacht worden sind.
Das AIO betonte in seiner Stellungnahme, dass das Referat „Beschaffung“ nur als ausführende Dienststelle Beschaffungsvorgänge erledige
und im Rahmen dieser Tätigkeit auch die Bebuchung der Haushaltsstellen sämtlicher Dienststellen im Stadtmagistrat durchführe. Grundlage
für die Zuordnung der Haushaltsstellen und – im Rahmen der Kostenrechnung – auch der Kostenstellen seien die dem Referat übermittelten
Bestellscheindaten. Auf das korrekte und vollständige Ausfüllen der
Bestellscheine sei erstmalig mit Rundschreiben der Magistratsdirektion
vom 22.12.2004, Zl. I-MD-327e/2004, betreffend die Abwicklung von
Bestellungen durch das Referat „Einkauf“ hingewiesen worden und
werde dies darüber hinaus im jährlichen Rundschreiben der MA IV zum
Vollzug des Voranschlages moniert. Die von der Kontrollabteilung überprüften Aufwendungen seien gemäß den auf den Bestellscheinen angeführten Haushalts- und Kostenstellen verbucht worden. Lagerabrechnungen und Kosten der Kopierstelle sowie Zeitungs- und ZeitschriftenAbos würden seit einer Mitteilung des Amtes vom 3.3.2008 entsprechend verbucht werden. Damit sonstige Bestellungen auch künftig

Zl. KA-04520/2008

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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