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Im Rahmen der aktuellen Follow up - Einschau wurde vom Büro des Magistratsdirektors ein Aktenvermerk des Amtes für Bürgerservice und Öffentlichkeitsarbeit bezüglich der Umsetzung der Empfehlungen der Kontrollabteilung betreffend das Referat
Medienservice übermittelt. Darin wurde im Hinblick auf die angesprochene Empfehlung mitgeteilt, dass das Inventarverzeichnis in Zusammenwirken mit dem Referat
Anlagenbuchhaltung/Inventarwesen auf den neuesten Stand gebracht worden sei.
Ergänzend dazu wurde der Kontrollabteilung vom Referat Medienservice das aktualisierte Inventarverzeichnis übermittelt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Ferner hat die Kontrollabteilung die Ausschreibungsunterlagen 2006 einer detaillierten
Prüfung unterzogen. Hierzu stellte die Kontrollabteilung fest, dass bei der Ausschreibung unter dem Punkt „Technische Leistungsbeschreibung/Druckobjekt“ eine Auflage
von 101.247 Exemplaren je Ausgabe (Stand Oktober 2005) angegeben worden war.
Bereits mit Herausgabe der ersten Ausgabe im September 2006 erhöhte sich die Auflage um 1.990 Stück, was Mehrausgaben bei den Herstellungskosten von netto
€ 423,00 verursachte. Zum Prüfungszeitpunkt (März 2008) erreichte die Mitteilungszeitung bereits eine Auflagenstärke von 106.301 Stück, was wiederum eine Steigerung der Herstellungskosten in Höhe von netto € 675,16 nach sich zog. Die letzt genannte Erhöhung der Herstellungskosten wurde erstmals mit der Abrechnung März
2008 in Rechnung gestellt. Dazu zeigte die Kontrollabeilung auf, dass gem. den Bedingungen der Ausschreibung unter dem Punkt „Mindesterlös aus Inseraten“ der Auftragnehmer mindestens ein Drittel des Bruttoangebotspreises durch Inseratenakquisition abzudecken hat (vom Auftragnehmer zu garantierendes Mindestaufkommen an
Inseraten). Eine Zunahme an garantierten Mindesterlösen im Ausmaß der oben erwähnten Kostensteigerung konnte im Rahmen der Prüfung allerdings nicht festgestellt
werden. Die Kontrollabteilung empfahl daher, mit dem Auftragnehmer zwecks Erhöhung der Mindesteinnahmen ab März 2008 in Kontakt zu treten, sowie um eine
Überweisung der Mehreinnahmen für den Zeitraum September 2006 bis Februar 2008
bemüht zu sein.
In seiner Stellungnahme teilte der Amtsvorstand mit, dass der erhöhte Rechnungsbetrag aus einer Änderung der Auflagenstärke der Zeitung resultiert, diese wiederum
auf einer unvorhersehbaren Erhöhung der Haushaltszahlen im Versandbereich. Es
handelt sich hierbei um eine sog. "außerordentliche Erhöhung" in Folge einer Modifikation (Erweiterung) des Druck- und Versandauftrages, der nicht automatisch eine
Erhöhung der Inseratenmindestgarantie zur Folge hat. Ergänzend wurde im Anhörungsverfahren festgehalten, dass aus Sicht des Amtes für Bürgerservice und Öffentlichkeitsarbeit ein Grund für die Valorisierung der mindestgarantierten Inseratenpreise
erst dann vorliegt, wenn sich eine Änderung des Herstellungspreises in Folge der Anwendung der obzt. "Preisklausel" ergibt. Die Valorisierungsklausel kommt erst dann
zur Anwendung, wenn der (Mantel-)Kollektivvertrag für das Grafische Gewerbe
(für technische Angestellte; abgeschlossen zwischen dem Verband Druck und
Medientechnik und dem ÖGB, Gewerkschaft Druck und Papier), zuletzt geändert am
1.4.2005, eine Abweichung von mehr als 10 % vorsieht. Im Beobachtungszeitraum
(September 2006 - dato) war dies nicht der Fall. Eine darüber hinausgehende

ZI. KA-01203/2009

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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