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Die Kontrollabteilung erinnerte auch an dieser Stelle an die im Gesellschaftsvertrag
bzw. im Gesetz verankerten Fristen zur Abhaltung einer Generalversammlung.
Zu diesen beiden Feststellungen bzw. Empfehlungen erklärte die Geschäftsführung
der ISD–Gastro im Rahmen des Follow up 2008, dass die entsprechenden Gesellschafterbeschlüsse lückenlos vorliegen und pünktlich entsprechend der vorgegebenen
Fristen veranlasst worden sind.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Im Zusammenhang mit der Prüfung des Kassenbestandes wurde der Kontrollabteilung die Richtigkeit des per 31.12.2006 bilanzierten Bargeldbestandes in der Höhe
von € 5.282,55 nur anhand des errechneten Sollstandes im Kassabuch nachgewiesen.
Eine Geldbestandsaufnahme mit einer entsprechenden Dokumentation in einem Kassenaufnahmeprotokoll hat nicht stattgefunden, ein Soll-Ist-Vergleich des Kassenstandes zum Jahresultimo war daher nicht möglich.
Die Kontrollabteilung hielt es für sehr wesentlich, dass die Ordnungsmäßigkeit der
Führung einer Kassa u.a. auch durch eine Abstimmung des errechneten Sollstandes
mit dem ermittelten Bargeldbestand beurteilt wird und empfahl, in Zukunft mindestens zu jedem Bilanzstichtag, vorteilhafter und transparenter im Sinne eines funktionierenden internen Kontrollsystems (IKS) wäre es jedoch jeweils zum Ende jeden
Monats oder in anderen noch festzulegenden Intervallen, Zwischenabschlüsse mit einer Geldbestandsaufnahme im Promenadencafe durchzuführen. Das Protokoll über
eine durchgeführte Kassenbestandsaufnahme sollte – analog der Vorgangsweise beim
Abschluss von Kassabuchseiten – sowohl vom (von der) jeweiligen Kassier(in) als
auch vom vorgesetzten Bereichsleiter unterfertigt werden. Nach Meinung der Kontrollabteilung sollten auch die im Bereich der ISD bzw. der ISD-Gastro lt. „Anweisung
zur Führung einer Kassa“ vom 13.2.2007 vorgesehenen unvermuteten Kassenkontrollen intensiviert und entsprechend dokumentiert werden.
In der Stellungnahme zum Follow up 2008 versicherte die Geschäftsführung der ISDGastro, dass ein Formular „Kassen-Aufnahmeprotokoll“ bereits im Jahr 2007 geschaffen worden sei. Als Nachweis für die nun durchgeführten Geldbestandsaufnahmen
wurden der Kontrollabteilung die beim Promenaden-Cafe, beim Cafe am Tivoli und
beim Cafe Saggen per 31.12.2008 erstellten „Kassen-Aufnahmeprotokolle“ –
sämtliche vom (von der) Kassenverantwortlichen und beim Promenaden-Cafe auch
vom Bereichsleiter unterzeichnet – in Kopie vorgelegt.
Die von der Kontrollabteilung darüber hinaus empfohlenen unvermuteten Kassenkontrollen während des Jahres seien gem. Auskunft des Geschäftsführers dzt. aus zeitlichen und personellen Gründen schwer durchführbar, es werde jedoch eine Intensivierung angestrebt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde teilweise entsprochen.

ZI. KA-01203/2009

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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