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Im Anhörungsverfahren teilte das Amt für Schule und Bildung mit,
dass die betreffende Firma über Verhandlung mit dem Dienststellenleiter eine Gutschrift über den (zunächst) nicht lukrierten Skontobetrag
in Höhe von brutto € 82,66 übermittelt hat.
Bezahlung von
Mahnspesen –
Empfehlungen

Die Kontrollabteilung behob bei den von ihr routinemäßig vorgenommenen Belegkontrollen eine Auszahlungsanordnung eines Mobilfunkanbieters im Betrag von € 10,00 des Amtes für Bürgerservice und
Außenbeziehungen. Auffällig wurde diese Transaktion für die Kontrollabteilung trotz des aus monetärer Sicht geringen Betrages aus
dem Grund, da mit dieser Auszahlung Mahnspesen beglichen worden
sind. Wie die weiterführende Prüfung der Kontrollabteilung zeigte,
bezogen sich diese Mahnspesen auf die verspätete Bezahlung einer
Faktura für den Abrechnungsmonat April 2019. Insgesamt stellte die
Kontrollabteilung fest, dass bis zum Prüfungszeitpunkt Mitte September 2019 hinsichtlich der betroffenen Kundennummer an den Mobilfunkanbieter drei Mahnbeträge in einer Gesamthöhe von € 30,00 (somit jeweils € 10,00) zur Auszahlung gelangt sind.
Die Kontrollabteilung empfahl der betroffenen Dienststelle für die Zukunft, die amtsinterne Organisation in Bezug auf die rechtzeitige Bezahlung von Eingangsrechnungen so zu gestalten, dass Mahnspesen
jedenfalls vermieden werden können.
Bei ihren Abstimmungsarbeiten zum oben angeführten Beleg wurde
die Kontrollabteilung auf eine weitere Auszahlungsanordnung an das
Mobilfunkunternehmen (betreffend eine andere Kundennummer) aufmerksam, mittels welcher unter anderem ebenfalls Mahnspesen
(€ 10,00) bezahlt worden sind. Weiterführende Recherchen der Kontrollabteilung dazu brachten das Ergebnis, dass die betreffende Faktura des Mobilfunkanbieters nach Einschätzung der Kontrollabteilung
termingerecht bezahlt worden ist. Aus diesem Grund zeigte sich die
Kontrollabteilung darüber verwundert, dass vom Mobilfunkanbieter in
dieser Sache Mahnspesen zur Verrechnung gelangt sind.
Die Kontrollabteilung empfahl der betroffenen Dienststelle, diese Angelegenheit zu überprüfen und die bezahlten Mahnspesen bei Zutreffen des von der Kontrollabteilung detailliert beschriebenen Sachverhalts vom Mobilfunkanbieter gegebenenfalls zurückzufordern.
In der dazu abgegebenen Stellungnahme teilte das Amt für Bürgerservice und Außenbeziehungen mit, dass einerseits die Abläufe
geschärft worden seien und andererseits das Amt alle Mahnbeträge
zurückerhalten habe bzw. werde. In der Sache habe sich bei Überprüfung der einzelnen Rechnungen auf Basis der Anregungen der Kontrollabteilung herausgestellt, dass das bisher hinterlegte StandardZahlungsziel mit 26 Tagen verwendet worden wäre und sich damit die
Rechnungskontrolle mit der Bestätigung der Überweisung beim Mobilfunkanbieter überschnitten habe. In Zusammenarbeit mit dem Amt für
Informationstechnologie und Kommunikationstechnik ging das Amt für
Bürgerservice und Außenbeziehungen jede einzelne Rechnung des

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Zl. KA-15088/2019

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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