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werden und etwaige Fördergelder oder Kostenersatzzahlungen nicht mehr anfordern und einnehmen zu können. Des Weiteren wurde die Dienststelle in diesem
Zusammenhang auf das grundsätzliche buchhalterische Erfordernis einer periodenreinen Abrechnung, d.h. der Abrechnung von Leistungen innerhalb jenes Haushaltsjahres, in dem die Leistungserbringung erfolgte, hingewiesen.
Im damaligen Anhörungsverfahren nahm die betroffene Dienststelle zur beschriebenen Problematik Stellung und argumentierte, warum die Ursache außerhalb ihres
Fachbereichs gelegen hätte. So würde u.a. eine Evidenzliste geführt, um einigermaßen überblicken zu können, wer zum Ende des Buchhaltungsjahres noch gar
keine Rechnung gelegt hat, um so eventuell noch eine Erinnerung anstoßen zu können. Auch sei die von der Kontrollabteilung als Möglichkeit empfohlene Mittelreservierung für schulärztliche Honorare im Buchhaltungssystem angelegt worden. Das
Referat könne aber letztlich nicht antizipieren, wie viele Rechnungen, in welcher
Betragshöhe und zu welchem Zeitpunkt vorgelegt werden. Dennoch wurde zugesagt, die Angelegenheit im Herbst 2019 erneut zu thematisieren.
Die Kontrollabteilung nahm die diesjährige Follow up – Einschau zum Anlass, bei
der zuständigen Dienststelle hinsichtlich allfälliger Änderungen und weiterer Veranlassungen nachzufragen. Die Dienststelle übermittelte in ihrer Stellungnahme Nachweise zur angekündigten Evidenzlistenführung, Mittelreservierung im Buchhaltungssystem sowie zur neuerlichen Information der Schulärzte hinsichtlich der Notwendigkeit einer zeitnahen Rechnungslegung.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

5 Sonderprüfungen
5.1 Bericht über die Einschau in Teilbereiche der Gebarung
des Amtes für Medien, Kommunikation und Bürgerservice
(Bericht vom 10.01.2019)

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Im Rahmen des Projektes „Risikomanagement“ wurden auch Richtlinien im Hinblick
auf den Umgang mit Medien entwickelt und sind diese für die Mitarbeiter der Stadt
Innsbruck mit 15.10.2016 in Kraft getreten (Rundschreiben des Magistratsdirektors
vom 13.10.2016, Zl. MagIbk/13890/MD-RS/78).
Darin wurde u.a. festgehalten, dass zum einen der Bürgermeister die Stadt Innsbruck in allen Angelegenheiten nach außen vertritt (§ 42 IStR) und demzufolge jenes
Organ ist, dem die Entscheidungskompetenz und letztendlich die Verantwortung zukommt. Zum anderen war „… die Stabstelle Kommunikation und Medien im Sinne
der Magistratsgeschäftsordnung jene Organisationseinheit, die die Kommunikation
nach außen gestaltet“. Zum Prüfungszeitpunkt war mit dieser Aufgabe jedoch die
aus der im Jahr 2018 durchgeführten Organisationsumstrukturierung neu geschaffene und im Büro des Bürgermeisters angesiedelte Geschäftsstelle Kommunikation
und Bürgerbeteiligung betraut.
Darauf Bezug nehmend hat die Kontrollabteilung angeregt, das in ihrem Bericht auszugsweise wiedergegebene Rundschreiben „Umgang mit Medien“ aus dem Jahr
2016 v.a. auf die formale Richtigkeit hin zu überprüfen und einer Aktualisierung zuzuführen.

Zl. KA-00426/2020

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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