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Auf die diesjährige Nachfrage der Kontrollabteilung im Zuge des aktuellen Follow up
informierte das Amt der Bau- und Feuerpolizei, dass sich die von der Kontrollabteilung vorgenommene Empfehlung in Erarbeitung befinde bzw. zum Teil bereits
fertiggestellt sei.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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In Verbindung mit der Thematik „Fristen- und Terminmanagement“ stellte die Kontrollabteilung fest, dass im Acta Nova ein (bereits älterer) Prozess „Feuerbeschau“
vorhanden bzw. abgebildet war. Dieser Prozess würde einerseits eine stringente
und nachvollziehbare Abwicklung des gesamten Vorganges samt digitaler Ablage
der in Verbindung stehenden Dokumente möglich machen und andererseits
Termine zu etwaigen Nachbeschauen oder Mängelbehebungen einrichten lassen.
Dieser Prozess war nach Kenntnis der Kontrollabteilung zum Prüfungszeitpunkt
nicht im Einsatz.
Im Rahmen einer stichprobenhaft geführten Einschau konnte festgestellt werden,
dass die in der Vergangenheit durchgeführten Feuerbeschauen im Acta Nova sehr
unterschiedlich dokumentiert waren. Zudem dürften Unterlagen zwar meist physisch
bzw. digital am PC oder auf Netzwerklaufwerken bei den zuständigen Sachbearbeitern abgelegt worden sein, jedoch nicht im digitalen Dokumentenmanagement Acta
Nova.
Die Kontrollabteilung sprach die Empfehlung aus, den Prozess „Feuerbeschau“ an
die aktuellen Gegebenheiten anzupassen und anzuwenden, die technische Möglichkeit zur Setzung von Terminen und Fristen zu nutzen sowie sämtliche Unterlagen
und Dokumente zu Feuerbeschauen künftig konsequent im Acta Nova abzulegen.
Das Amt der Bau- und Feuerpolizei nahm im damaligen Anhörungsverfahren dazu
insofern Stellung, dass im Zuge einzelner Entwicklungsschritte ebenso die Anpassung des Prozesses „Feuerbeschau“ in Planung sei. Dieser Schritt sollte jedoch erst
erfolgen, wenn die technische bzw. edv-technisch mögliche Einbindung des
geplanten Spezialprogrammes zur Digitalisierung der Feuerbeschau bekannt ist.
Sinnvoll seien diese beiden Schritte nur in Kombination, weshalb noch keine Anpassung im Acta Nova erfolgt sei.
Im Zuge des Follow up informiert die Dienststelle, dass für das Jahr 2022 der Ankauf
einer Software für den Prozess der Feuerbeschauen geplant sei. Diese soll u.a. eine
Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem Acta Nova haben. In diesem
Rahmen werde schließlich eine Anpassung des Prozesses „Feuerbeschau“ erfolgen
und in die Praxis umgesetzt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wird in Zukunft entsprochen werden.

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Bei der Durchsicht von Niederschriften zu durchgeführten Begehungen zeigte sich
mehrmals, dass diese nicht von sämtlichen Beteiligten unterzeichnet waren. Die
Kontrollabteilung sprach die Empfehlung aus, künftig darauf Bedacht zu nehmen,
dass sämtliche eingeladene Anwesende (Behörde, Berufsfeuerwehr, Sachverständige, Eigentümer/Verfügungsberechtigte) die Niederschrift an hierfür vorgesehener
Stelle unterzeichnen und somit ihre Anwesenheit bestätigen.

Zl. KA-18249/2021

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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