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Das Amt für Rechnungswesen der MA IV sicherte im Zuge der
abgegebenen Stellungnahme zu, der Empfehlung der Kontrollabteilung
nachzukommen und Rücksprache mit dem Steuerberater (bzw. dem
Finanzamt) zu halten.
Prüfung Vollzug
Abgabenaufteilung –
Beanstandung iZ mit
Gebühren für
ausgestellte
Personalausweise –
Empfehlung

In jenen Bereichen, in denen eine Aufteilung der maßgeblichen Abgaben
vorgesehen ist, wird diese im Wesentlichen anhand von Excel-Formularen
und -Vorlagen gesteuert und dokumentiert.
Die Kontrollabteilung nahm eine Überprüfung des Vollzuges der
Abgabenaufteilung anhand dieser im Amt „Standesamt und
Personenstandsangelegenheiten“ bestehenden Excel-Formulare und Vorlagen vor. Die in diesen Dateien programmierten Abgabenaufteilungen
waren für die Kontrollabteilung nachvollziehbar und ergaben sich
dahingehend keine Beanstandungen.
Lediglich im Bereich eines von der Stadtkasse für Barzahlungen
verwendeten Formulars ergab sich im Zusammenhang mit der Ausstellung
von Personalausweisen eine Diskrepanz.
Dies – hier zusammengefasst dargestellt – mit der Auswirkung, dass
hinsichtlich einzelner Vereinnahmungsbuchungen für ausgestellte
Personalausweise seit 01.08.2021 anstelle des der ausstellenden
Behörde zustehenden Gebührenbetrages von je € 40,13 (vom
Gesamtbetrag von € 61,50 pro ausgestelltem Dokument) nur € 35,00
zugeteilt worden sind. Umgekehrt betrachtet wurden in diesen Fällen aus
Sicht der Kontrollabteilung an das Finanzamt erhöhte Beträge von € 26,50
pro ausgestelltem Personalausweis (anstelle € 21,37) abgeführt. Dies
stand (auch) im Zusammenhang mit einer für Anträge nach dem
01.08.2021 erfolgten Änderung der Gebührenverteilung zu Gunsten der
ausstellenden Behörden (eines Landes oder einer Gemeinde).
Die Kontrollabteilung empfahl dem Amt „Standesamt und
Personenstandsangelegenheiten“ der MA II, den von ihr aufgezeigten
Sachverhalt in Zusammenarbeit mit dem Amt für Rechnungswesen der
MA IV zu überprüfen. Gegebenenfalls wäre hier eine rückwirkende
Bereinigung insofern in Erwägung zu ziehen, als die in diesem
Zusammenhang irrtümlich zu viel abgeführten Gebühren an das
Finanzamt durch eine Korrekturbuchung (Vereinnahmung auf Konto
856200 – Verwaltungsabgaben) richtiggestellt werden.
In der dazu abgegebenen Stellungnahme teilte die Fachdienststelle
(sowie das Amt für Rechnungswesen der MA IV) mit, dass das im Referat
Stadtkasse verwendete Formular mittlerweile aktualisiert worden sei und
der Fehler behoben werden konnte. Der im betroffenen Zeitraum zu viel
an das Finanzamt überwiesene Betrag würde sich auf € 748,98 belaufen.
Die Möglichkeit einer rückwirkenden Bereinigung werde in Zusammenarbeit mit dem Amt für Rechnungswesen der MA IV geprüft.

Vollzug
Abgabenaufteilung –
generelle Empfehlung

Wenngleich diese Feststellung im Bereich der Prüfung der
Abgabenverteilung und -vereinnahmung die einzige ihrer Art war, empfahl
die Kontrollabteilung dem Amt „Standesamt und Personenstandsangelegenheiten“ der MA II dennoch, dieser Thematik künftig höchstes
Augenmerk zuzuwenden. Dies insofern, als sämtliche Buchungsformulare
bei entsprechenden Änderungen zu aktualisieren und die Verein-

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Zl. KA-05371/2022
Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses
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