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worden. Ihre Aufgabe war es, die für die Prüfung benötigten und von der
Kontrollabteilung angeforderten Unterlagen vorzubereiten und in einem
weiteren Schritt der Leiterin des Amtes für Personalwesen vorzulegen.
Nach erfolgter „Kontrolle“ durch die Amtsvorständin wurden dem
Prüforgan nach und nach Unterlagen übermittelt. Einige wenige
Unterlagen (insbesondere Auswertungen) hat die Kontrollabteilung in
digitaler Form erhalten, der Großteil der Unterlagen konnte in
Papierform vor Ort abgeholt werden.
Die Abwicklung des Prüfauftrages erwies sich als komplex und
zeitaufwändig und war zum einen in der meist fragmentarischen
Dokumentation sowie in den von der Leiterin des Amtes für
Personalwesen gesondert für diese Prüfung erstellten, für die
Kontrollabteilung nur schwer nachvollziehbaren „Geschäftsprozesse“
begründet. Zum anderen sind die von der Kontrollabteilung angeforderten Unterlagen vom Amt für Personalwesen, trotz teilweise
mehrmaliger Urgenzen, zeitverzögert (verlangsamt) bereitgestellt
worden. Ferner konnten bestimmte Unterlagen aufgrund nicht
vorhandener und/oder unvollständiger Aktenverwaltung nicht vorgelegt
werden.
Die eben beschriebene, eher unübliche Vorgehensweise zur
Unterlagenbereitstellung hat die formale Prüfung der Kontrollabteilung
in einem doch außergewöhnlichen Ausmaß gehemmt. Allein die
Tatsache, dass einzelne (bereits Mitte März angeforderten) Unterlagen
erst Anfang Mai den Weg in die Kontrollabteilung gefunden haben, hat
den dadurch entstandenen zeitlichen Mehraufwand belegt.
Bereitstellung von
Prüfungsunterlagen

Zudem führte die Übergabe der Unterlagen in Papierform nicht nur für
die Mitarbeiter des geprüften Amtes, sondern auch für die Bediensteten
der Kontrollabteilung zu einem erhöhten Verwaltungs- und Zeitaufwand
(Drucken, Kopieren, Sortieren, Abholung und Rückgabe der Dokumente,
Zunahme der schriftlichen Korrespondenz infolge Ergänzungsansuchen
und Erkundigungen noch ausstehender Prüfungsunterlagen u.a.m.).
Auch hat die Kontrollabteilung der Umstand verwundert, dass ihr in
einzelnen Fällen keine in Tabellenform gespeicherten Daten, zusätzlich
zu den (zumindest in einem Fall unvollendet) ausgedruckten xls. Sheets,
digital zugestellt werden sollten. Dazu erhielt die Kontrollabteilung die
Auskunft, dass lt. Leiterin des Amtes für Personalwesen eine
Weitergabe einer Tabelle auch in digitaler Form nicht erforderlich sei, da
die Kontrollabteilung mit dem in Papierform überreichten Dokumenten
das Auslangen finden müsse.
Historische Aktenbestandteile bzw. -dokumentation insbesondere
stichtagsbezogene Dienstpostenpläne vergangener Jahre oder
Rechtsgrundlagen hinsichtlich sondervertraglicher Regelungen (im
Besonderen im Hinblick auf das Zulagenwesen) konnten der Kontrollabteilung – wenn überhaupt – nur fragmentär vorgelegt werden bzw.
wurden ergänzungsbedürftig ausgehändigt.

Vollständigkeit von
Prüfungsunterlagen

Wie die Kontrollabteilung des Weiteren in Erfahrung bringen konnte, sind
während ihrer Prüfung besoldungs- und dienstrechtliche Bestimmungen
einiger Dienstverhältnisse geändert worden. Dieser Umstand ist insofern
informativ, zumal die Änderung von Dienstvertragsbestandteilen nach

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Zl. KA-03099/2022

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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