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Im Rahmen einer stichprobenhaft geführten Einschau konnte festgestellt werden,
dass die in der Vergangenheit durchgeführten Feuerbeschauen im Acta Nova sehr
unterschiedlich dokumentiert waren. Zudem dürften Unterlagen zwar meist physisch
bzw. digital am PC oder auf Netzwerklaufwerken bei den zuständigen Sachbearbeitern abgelegt worden sein, jedoch nicht im digitalen Dokumentenmanagement Acta
Nova.
Die Kontrollabteilung sprach die Empfehlung aus, den Prozess „Feuerbeschau“ an
die aktuellen Gegebenheiten anzupassen und anzuwenden.
Das Amt der Bau- und Feuerpolizei teilte im damaligen Anhörungsverfahren mit,
dass im Zuge einzelner Entwicklungsschritte die Anpassung des Prozesses „Feuerbeschau“ in Planung sei. Im Zuge des Follow up 2021 informierte die Dienststelle,
dass für das Jahr 2022 der Ankauf einer Software für den Prozess der Feuerbeschauen geplant sei.
In der Stellungnahme zur diesjährigen Follow up – Einschau teilte die Dienststelle
mit, dass der Ankauf der Softwarelösung aus diversen Gründen, die nicht in der
Sphäre der Dienststelle lägen, verschoben werden musste. Um der Empfehlung der
Kontrollabteilung bis zur Einführung der Software dennoch entsprechen zu können,
werden künftig neben den Bekanntmachungen von Feuerbeschauen auch die Protokolle der Begehungen im digitalen Akt abgelegt. Darüber hinaus würden sämtliche
Termine und Erledigungen tabellarisch festgehalten, aktualisiert und nach Einführung der gewünschten Software abschließend eingespielt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde alternativ entsprochen.

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Bei der Durchsicht von Niederschriften zu durchgeführten Begehungen zeigte sich
mehrmals, dass diese nicht von sämtlichen Beteiligten unterzeichnet waren. Die
Kontrollabteilung sprach die Empfehlung aus, künftig darauf Bedacht zu nehmen,
dass sämtliche eingeladene Anwesende (Behörde, Berufsfeuerwehr, Sachverständige, Eigentümer/Verfügungsberechtigte) die Niederschrift an hierfür vorgesehener
Stelle unterzeichnen und somit ihre Anwesenheit bestätigen.
Im Anhörungsverfahren teilte die Dienststelle mit, dass die fehlenden Unterschriften
auf die vormals unterschiedliche Handhabung durch die Vielzahl an Sachverständigen zurückzuführen seien.
Im Rahmen des Follow up wurde seitens des Amtes der Bau- und Feuerpolizei informiert, dass mit dem für das Jahr 2022 geplanten Ankauf einer Softwarelösung die
Unterzeichnung der Protokolle künftig digital erfolgen solle.
Im Zuge der diesjährigen Follow up – Einschau informierte die Dienststelle, dass bis
zur Einführung der angestrebten Softwarelösung alle handschriftlich geführten Protokolle eingescannt und im Acta Nova abgelegt würden. Der Empfehlung der Kontrollabteilung hinsichtlich der Unterzeichnung der Protokolle durch sämtliche Anwesende und Sachverständige werde nachgekommen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

Zl. KA-11795/2022

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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