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Zur Follow up – Einschau 2022 teilte das Amt „Standesamt und Personenstandsangelegenheiten“ mit, dass die Korrekturbuchung im Ausmaß von € 748,98 vorgenommen worden ist.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Die Kontrollabteilung nahm in einzelnen Tätigkeitsbereichen des Amtes stichprobenhafte Ablauf- und Prozessprüfungen vor.
Im Referat Standesamt und Staatsbürgerschaft erfolgte die Zahlung der anfallenden
Abgaben grundsätzlich über das Referat Stadtkasse des Amtes für Rechnungswesen. Eine Dokumentation der getätigten Zahlung war in den von der Kontrollabteilung eingesehenen Grundlagenakten des Referates Standesamt und Staatsbürgerschaft nicht ersichtlich. Die Kontrollabteilung regte in diesem Bereich an, den Nachweis über erfolgte Zahlungen der anfallenden Abgaben auch in den Grundlagenakten des Referates zu führen. Dies würde der gepflogenen Vorgehensweise in den
beiden weiteren bestehenden Referaten Melde- und Einwohnerwesen, Passangelegenheiten sowie Aufenthaltsangelegenheiten entsprechen.
In der seinerzeitigen Stellungnahme sagte die geprüfte Fachdienststelle zu, der Anregung künftig zu entsprechen.
Zur Follow up – Einschau 2022 wurden vom Referat Standesamt und Staatsbürgerschaft Nachweise bereitgestellt, welche die Umsetzung der Empfehlung dokumentierten.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Die Kontrollabteilung stellte in Verbindung mit der auf Excel basierenden Führung
des Kassabuches für die Handkassen mehrere Mängel fest und sprach in weiterer
Folge einige Empfehlungen aus:
 Es sollte vermehrtes Augenmerk auf die korrekte Eingabe von Daten sowie auf
die Ermittlung von Tages- und Monatssummen gelegt werden.
 Aufgrund der Führung der Kassabücher als Excel-Tabelle sollten – etwa in weiteren Spalten – laufende Kontrollberechnungen mithilfe excel-immanenter Funktionen durchgeführt werden, um zu vermeiden, dass im Zuge von Tagessummen
oder Kassaabrechnungen Teilbeträge vergessen bzw. zu oft oder zu wenig berücksichtigt werden.
 Der Amtsvorstand sollte im Rahmen der monatlichen Kassaabrechnungen zumindest stichprobenmäßig auch den tatsächlichen Kassabestand der Handkassen und die in Zusammenhang stehenden digitalen Aufzeichnungen der Mitarbeiter prüfen bzw. prüfen lassen, um etwaige Differenzen feststellen zu können.
Im damaligen Anhörungsverfahren teilte die Dienststelle mit, den Empfehlungen der
Kontrollabteilung künftig zu entsprechen und den einzelnen Punkten besonderes
Augenmerk zu schenken.

Zl. KA-11795/2022

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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