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Bearbeitung
bzw. Bereinigung
Rückstandsliste –
Empfehlung

Diese Rückstandsdaten in der verwendeten Bibliotheks-Software
waren für die Stadtbibliothek durchaus von hoher Bedeutung. Dies aus
dem Grund, da gemäß erhaltener Auskunft einige Leser dauerhaft von
der Nutzung der Bibliothek ausgeschlossen werden, wenn weder die
Mahnspesen, noch die entlehnten Medien zurückgestellt werden. Die
offenen Forderungen würden in diesen Fällen im System verbleiben,
damit diese Personen sich nicht erneut in der Bibliothek als Benutzer
einschreiben können.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V
dennoch, in Zusammenarbeit mit dem Amt für Rechnungswesen der
MA IV die bestehenden Rückstände zu bearbeiten und letztlich zu
bereinigen. Dies insofern, als insbesondere jene Rückstände, welche
in die Jahre vor 2020 reichen, zum Teil verjährt sein können.
Das Referat Stadtbibliothek kündigte im Rahmen der Stellungnahme
an, die Rückstände vor dem Jahr 2020 zu bereinigen. Zudem werde
gemeinsam mit der Softwarefirma daran gearbeitet, Leser, die aufgrund
ausständiger Forderungen keine Ausleihungen mehr vornehmen
dürfen, über andere Parameter zu sperren.

Bezahlung Rückstand
aus Altdatenbestand –
Empfehlung

Im Zuge der Bereitstellung der Rückstandsliste informierte die
Referatsleiterin die Kontrollabteilung darüber, dass Ende des Jahres
2020 eine Systemumstellung in Bezug auf die verwendete BibliotheksSoftware stattgefunden hatte. Mit dieser IT-Umstellung seien alle
Rückstände vom vormaligen IT-System mit dem Datum der
Datenkonvertierung (28.12.2020) in das neue System übertragen
worden.
Zu einem im Zuge der Prüfung von der Kontrollabteilung identifizierten
Einzelfall stellte sie fest, dass ein betraglicher Rückstand im Ausmaß
von € 17,00 bestand. Dieser stammte aus dem so genannten
„Altdatenbestand“, also aus der Zeit vor der IT-Systemumstellung Ende
des Jahres 2020. Die Bezahlung dieses Rückstandes erfolgte am
23.10.2023.
Die Kontrollabteilung hielt nach Sichtung des Kundenbeleges unter
anderem fest, dass auf diesem als Beschreibung „Offene Forderung
aus Rechnungsbeleg BN/xxxxx“ angeführt war. Weitere Daten zur
Zusammensetzung der offenen Forderung waren nicht ersichtlich. Eine
ergänzende Anfrage der Kontrollabteilung bei der Stadtbibliothek
ergab, dass die Forderungen aus der Zeit vor der Systemumstellung
stammen würden. Bei diesen Fällen könne aufgrund der erfolgten
Datenmigration über die Detailzusammensetzung keine Auskunft mehr
gegeben werden.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V,
zur Bezahlung offener Forderungen aus so genannten „Altdatenbeständen“ eine künftige Vorgehensweise festzulegen. Aus Sicht der
Kontrollabteilung sollten derartige offene Forderungen lediglich dann
zur Bezahlung durch die Betroffenen freigegeben werden, wenn eine
klare inhaltliche Zuordnung erfolgen kann.

MagIbk/62945/KA-PR/1

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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