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lich und nachträglich verortet. Aufgrund des Personalstandes sei
dies nur bedingt möglich und nehme daher eine gewisse Vorlaufzeit
in Anspruch.
Überlegungen hinsichtlich der Aktenzahlvergabe

3) Überdenken der derzeitigen Aktenzahlvergabe. Laut Auskunft des
Referatsleiters wird die Effizienz des Referates an Fallzahlen gemessen, weshalb jede Vertragsverlängerung eine separate Aktenzahl erhält. Würden sämtliche eine Liegenschaft betreffenden
Schriftstücke mit der gleichen Aktenzahl versehen werden, ließe
sich nach Meinung der Kontrollabteilung jedoch die Suche in den
diversen Registratur- und Archivierungsprogrammen wesentlich
vereinfachen.
Im Rahmen der Stellungnahme wurde eingewandt, dass es bei
einer Umsetzung des Vorschlages, sämtliche eine Liegenschaft betreffenden Schriftstücke mit der gleichen Aktenzahl zu versehen, zu
Vermischungen mehrerer Vertragspartner in einem Akt kommen
könne. Ob sich somit eine Aktensuche im Registratur- und Archivierungsprogramm wesentlich vereinfache, könne nicht beurteilt werden, der Sucherfolg sei vielmehr von vollständig befüllten Akten abhängig. Der teilweise unvollständige Aktenstand stelle eine Altlast
dar und es werde zumindest seit April 2011 großer Wert auf eine
vollständige Aktenablage gelegt.

Anfertigung von Rückstellungsprotokollen

4) Anfertigung von Protokollen bei der Rückstellung von Liegenschaften.
Diesbezüglich wurde berichtet, dass die Rückstellungen von Liegenschaften, sofern es sich nicht um Altlasten handle, laufend protokolliert werden würden.

Regelmäßige Grundstückskontrolle

5) Regelmäßige Kontrolle der städt. Grundstücke, insbesondere hinsichtlich ihrer (vertragskonformen) Nutzung.
Zu dieser Empfehlung wurde mitgeteilt, dass aufgrund des Langzeitkrankenstandes eines Mitarbeiters regelmäßige Kontrollen
kaum möglich gewesen seien. Durch eine personelle Nachbesetzung mit 01.04.2012 sei eine regelmäßige Kontrolle wieder möglich
und werde auch wahrgenommen.

Inventarisierung

6) Inventarisierung der Bauzäune entsprechend den Bestimmungen
der MGO und den in Verbindung damit ergangenen einschlägigen
Dienstanweisungen (des Magistratsdirektors) und laufenden Rundschreiben des Amtes für Rechnungswesen mit Dokumentation der
jeweiligen Standorte.
Eine Umsetzung der Empfehlung wurde zugesichert, wobei darauf
hingewiesen wurde, dass seit „1.04.2012“ kaum Anschaffungen (Inventar/Bauzäune) getätigt worden seien und eine Inventarisierung
nicht erforderlich gewesen wäre.

Festlegung der
Befugnisse für die
Sachbearbeiter

Zl. KA-01447/2012

7) Festlegung der Befugnisse für die Sachbearbeiter des Referates in
Bezug auf die Veranlassung von Instandhaltungsmaßnahmen bei
Grundstücken unter Berücksichtigung der vergaberechtlichen Vorschriften.

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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