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Die Funktionsperiode der Mitglieder endet mit Ablauf des vierten Geschäftsjahres nach deren Bestellung. Zum Prüfungszeitpunkt waren für
die IKB AG der Vorstandsvorsitzende sowie der für den Geschäftsbereich Abfallwirtschaft zuständige Vorstandsdirektor der IKB AG in den
Beirat entsandt. Auf der Seite der ATM wurden die beiden Beiratssitze
vom AR-Vorsitzenden und dem Geschäftsführer der ATM beansprucht.
Auf die Nachfrage der Kontrollabteilung hinsichtlich schriftlicher Mitteilungen über die Entsendung/Abberufung von Beiratsmitgliedern war
lediglich ein Schreiben der IKB AG vom 06.07.2005 evident. Ob ein
derartiges Schreiben auch vom Mitgesellschafter ATM existiert und
damit der Bestellungsvorgang entsprechend den Bestimmungen der
Geschäftsordnung des Beirates erfolgt ist, konnte von der Kontrollabteilung mangels vorhandener Unterlagen nicht beurteilt werden.
Nach Einschätzung der Kontrollabteilung hätte die Funktionsperiode
der (ordnungsgemäß) bestellten Beiratsmitglieder per 31.12.2009 geendet und wäre am 01.01.2010 eine Neubestellung erforderlich gewesen. Auch diesbezüglich ging aus den zur Verfügung gestellten Unterlagen für die Kontrollabteilung letztlich nicht zweifelsfrei hervor, ob der
in der Geschäftsordnung des Beirates enthaltenen Bestimmung betreffend den Ablauf der (ersten) Funktionsperiode Rechnung getragen
worden ist.
Nachdem für die Kontrollabteilung auf Basis der zur Verfügung gestellten Prüfungsunterlagen nicht klar nachvollziehbar war, ob die in der
Geschäftsordnung für den Beirat enthaltenen Bestimmungen für die
Entsendung und Abberufung von Mitgliedern eingehalten worden sind,
empfahl die Kontrollabteilung einerseits eine diesbezügliche Klärung
vorzunehmen. Andererseits wurde künftig die Einhaltung (und entsprechende Dokumentation) der vorgesehenen Formalitäten empfohlen. Im
Anhörungsverfahren bestätigte die Geschäftsführung der AAG, den
Formalakt der ordnungsgemäßen Entsendung nachzuholen und in Zukunft darauf zu achten, dies rechtzeitig zu erledigen.
Sitzungen des Beirates

Der Vorsitz im Beirat wird jährlich abwechselnd von IKB AG und ATM
geführt. Der Vorsitzende hat je Geschäftsjahr mindestens zwei Beiratssitzungen einzuberufen. Die Kontrollabteilung stellte fest, dass bis zu
der zum Prüfungszeitpunkt letztprotokollierten Sitzung am 30.10.2012
insgesamt 32 Sitzungen (jährlich 4 bis 5 Sitzungen) stattgefunden hatten.
Über die Sitzungen sind Protokolle zu führen, welche den Namen der
Anwesenden, den Gang der Beratungen und die gefassten Beschlüsse
zu enthalten haben. Die Protokolle sind vom jeweiligen Vorsitzenden
zu unterfertigen. Die Kontrollabteilung bestätigt nach Einsichtnahme in
die Protokolle des Beirates eine ordnungsgemäße Protokollführung.
3.3 Jahresabschlüsse

Erstellung der
Jahresabschlüsse

Zl. KA-10734/2012

Der Geschäftsführer wird durch § 222 Abs. 1 UGB (in Verbindung mit
Punkt 8.1 des Gesellschaftsvertrages) verpflichtet, innerhalb der gesetzlichen Frist von fünf Monaten nach Ablauf eines Geschäftsjahres
den um den Anhang erweiterten Jahresabschluss aufzustellen. Die
Einhaltung dieser Bestimmung(en) war für die Kontrollabteilung durch
die Beschlussfassungen der Generalversammlung über die Prüfungen
Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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