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Im Zuge einer Einsichtnahme konnte die Kontrollabteilung feststellen,
dass entsprechende Beauftragungen nur in einigen wenigen Fällen den
vorhandenen Angeboten oder Rechnungen in Papierform beigefügt
und hiervon wiederum nur wenige von Auftragnehmer- und -geberseite
unterzeichnet waren. Auftragserweiterungen wurden teils händisch am
Angebot vermerkt. Einige Auftragsbestätigungen waren lediglich durch
Mitarbeiter der MHB, jedoch nicht durch den GF unterzeichnet worden.
Die Kontrollabteilung empfahl, künftige Beauftragungen jeweils schriftlich in Form eines Auftragsschreibens, Bestellscheines oder Schlussbriefes durchzuführen und sich diese durch eine Auftragsbestätigung
oder einen Gegenschlussbrief vom AN belegen zu lassen. Beauftragungen sollten nach Ansicht der Kontrollabteilung ausschließlich von
der Geschäftsführung oder hierzu befugten Personen vorgenommen
werden.
Bauaufsicht durch den
Auftraggeber/Bauherrn

Eine begleitende Überwachung und Kontrolle beauftragter Bau- und
Dienstleistungen erfolgte in Form gelegentlich durchgeführter Besichtigungen durch Mitarbeiter der MHB. Eine darüber hinausgehende Hinzuziehung einer fachkundigen, begleitenden Bauaufsicht zur Kontrolle
der korrekten Ausführung von Arbeiten und zur Prüfung der massenmäßigen Abrechnung wurde nicht durchgeführt.
Die sachliche und rechnerische Prüfung von Rechnungen übernahm in
den überwiegenden Fällen der GF bzw. die Buchhaltung. Diesbezügliche Vermerke fanden sich auf sämtlichen von der Kontrollabteilung
gesichteten (Bau-)Rechnungen. Eine detaillierte Prüfung abgerechneter Einzelpositionen auf mengenmäßige Richtigkeit (Stundenanzahl,
Flächen, Stückeinheiten etc.) erfolgte grundsätzlich nicht.
Des Weiteren musste die Kontrollabteilung bei der Prüfung der ausgewählten Bauaufträge und -abrechnungen in einem Fall feststellen, dass
die Angebotslegung auf Einheitspreisen für einzelne Leistungspositionen beruhte, die Abrechnung jedoch ausschließlich über Regiepositionen in Form getrennter Abrechnung von Personalarbeitsstunden und
Verrechnungseinheiten erfolgte. Ein vergleichende Prüfung von Angebot und Abrechnung war folglich effektiv nicht zu führen. Die abgerechneten Gesamtkosten lagen rd. 35 % über jenen des Angebots.
In einer Empfehlung sprach sich die Kontrollabteilung für eine künftig
zumindest stichprobenmäßig geführte Detailprüfung von Rechnungslegungen auf massen- und mengenmäßige Richtigkeit aus. Für die kontrollierende Begleitung und Prüfung von Leistungen, welche fachspezifisches Know-How erfordern, wurde für den Bedarfsfall die Hinzuziehung von Fachkräften angeregt. Des Weiteren wurde die künftige Bedachtnahme auf formale Übereinstimmung der Darstellung von Angebot und Abrechnung empfohlen.

Deckungs- und
Haftungsrücklässe

Im Zuge der Rechnungslegung eingeräumte Skontoabzüge zugunsten
der MHB wurden von dieser überwiegend wahrgenommen.
Der Einbehalt finanzieller Sicherstellungen in Form von Deckungs- oder
Haftungsrücklässen konnte nur in einem Fall festgestellt werden. Die
Kontrollabteilung sprach die Empfehlung aus, künftig und in Abhängigkeit von der Rechnungshöhe den Einbehalt eines Deckungs- oder Haftungsrücklasses in Auftragsschreiben zu vereinbaren.

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Zl. KA-04487/2013

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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