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sprochen, deren Umsetzung bereits im Zuge des seinerzeitigen Anhörungsverfahrens
bzw. der Follow up – Einschau 2008 erledigt bzw. zugesichert worden ist. Der Stand
der offen gebliebenen Anregungen war Gegenstand dieser aktuellen Follow up – Einschau 2009.
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Im Zusammenhang mit der Prüfung des Kassenbestandes wurde der Kontrollabteilung die Richtigkeit des per 31.12.2006 bilanzierten Bargeldbestandes in der Höhe
von € 5.282,55 nur anhand des errechneten Sollstandes im Kassabuch nachgewiesen.
Eine Geldbestandsaufnahme mit einer entsprechenden Dokumentation in einem Kassenaufnahmeprotokoll hat nicht stattgefunden, ein Soll-Ist-Vergleich des Kassenstandes zum Jahresultimo war daher nicht möglich.
Die Kontrollabteilung hielt es für sehr wesentlich, dass die Ordnungsmäßigkeit der
Führung einer Kassa u.a. auch durch eine Abstimmung des errechneten Sollstandes
mit dem ermittelten Bargeldbestand beurteilt wird und empfahl, in Zukunft mindestens zu jedem Bilanzstichtag, vorteilhafter und transparenter im Sinne eines funktionierenden Internen Kontrollsystems (IKS) wäre es jedoch jeweils zum Ende jeden
Monats oder in anderen noch festzulegenden Intervallen, Zwischenabschlüsse mit einer Geldbestandsaufnahme im Promenadencafe durchzuführen. Das Protokoll über
eine durchgeführte Kassenbestandsaufnahme sollte – analog der Vorgangsweise beim
Abschluss von Kassabuchseiten – sowohl vom (von der) jeweiligen Kassier(in) als
auch vom vorgesetzten Bereichsleiter unterfertigt werden. Nach Meinung der Kontrollabteilung sollten auch die im Bereich der ISD bzw. der ISD-Gastro lt. „Anweisung
zur Führung einer Kassa“ vom 13.2.2007 vorgesehenen unvermuteten Kassenkontrollen intensiviert und entsprechend dokumentiert werden.
In der Stellungnahme zum Follow up 2008 versicherte die Geschäftsführung der ISDGastro, dass ein Formular „Kassen-Aufnahmeprotokoll“ bereits im Jahr 2007 geschaffen worden sei. Als Nachweis für die nun durchgeführten Geldbestandsaufnahmen
wurden der Kontrollabteilung die beim Promenaden-Cafe, beim Cafe am Tivoli und
beim Cafe Saggen per 31.12.2008 erstellten „Kassen-Aufnahmeprotokolle“ – sämtliche vom (von der) Kassenverantwortlichen und beim Promenaden-Cafe auch vom Bereichsleiter unterzeichnet – in Kopie vorgelegt.
Die von der Kontrollabteilung darüber hinaus empfohlenen unvermuteten Kassenkontrollen waren gem. Auskunft des Geschäftsführers während des Jahres 2008 aus zeitlichen und personellen Gründen nicht durchführbar, es werde jedoch eine Intensivierung angestrebt.
Im Anhörungsverfahren zur Follow up – Einschau 2009 erklärte der Geschäftsführer
zum bis dato noch unerledigten Punkt „Intensivierung und Dokumentation der unvermuteten Kassenkontrollen“, dass aufgrund der zeitmäßigen Überbeanspruchung
(Fertigstellung verschiedenster Bauprojekte mit entsprechendem Abrechnungsvorgehen) der maßgeblichen Personen auch im Geschäftsjahr 2009 keine unvermuteten
Kassenkontrollen durchgeführt werden konnten.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde aus erwähnten Gründen
nicht entsprochen.

Zl. KA-00287/2010

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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