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Darauf Bezug nehmend hat die DAWI als Reaktion zur Follow up – Einschau 2012
bekannt gegeben, dass mit den in Betracht kommenden Mitarbeitern eine Überlassungs- und Nutzungsvereinbarung für Dienstkraftfahrzeuge abgeschlossen worden
ist.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Der Gesellschafter DAKA erbringt für die DAWI eine Reihe von Leistungen. Diese
sind in einer Leistungsvereinbarung als Anlage zum Syndikatsvertrag (vom
13.10.2008 bzw. mit ergänzendem Beschluss der Generalversammlung vom
17.12.2009) definiert, worin auch die Verrechnungskonditionen festgelegt sind.
Im Zuge der Prüfung hat die Kontrollabteilung aufgezeigt, dass die DAKA im Rahmen
der Budgetplanung für 2011 der DAWI mündlich diverse Zugeständnisse in Bezug auf
die Verrechnungssätze für von ihr gelieferte Leistungen gemacht hat. In diesem Zusammenhang wurde angeregt, die Leistungsvereinbarung den aktuellen Verrechnungsmodalitäten anzupassen.
Zur Follow up – Einschau teilte die Gesellschaft mit, dass eine Aktualisierung der
Leistungsvereinbarungen seitens des Gesellschafters DAKA weder gewünscht, noch
beabsichtigt wäre, weil die Reduktion der Entgelte freiwillig und gegen jederzeitigen
Widerruf erfolgt sei. Davon abgesehen handle es sich hierbei um eine Vereinbarung
im Rahmen des Syndikatsvertrages zwischen den Gesellschaftern und habe die Geschäftsführung keinen unmittelbaren Einfluss darauf, dass die Änderungen schriftlich
vereinbart werden würden.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde aus erwähnten Gründen
nicht entsprochen.

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Das Leistungspaket der DAKA für die DAWI umfasst auch die Bewerkstelligung der
Buchhaltungs- und Lohnverrechnungsarbeiten sowie die Aufgaben des Controlling,
wofür laut Leistungsvereinbarung monatliche Pauschalbeträge an die DAWI verrechnet werden. Abweichend davon wurde festgestellt, dass die Buchhaltungsleistungen
nicht mit einem Pauschalbetrag, sondern auf Basis des tatsächlichen Stundenaufwandes der befassten Sachbearbeiterin zu einem intern kalkulierten DAKAStundensatz fakturiert werden. Auch andere Unterstützungsleistungen (bspw. im Verkaufsinnendienst oder in der Fakturierung) werden entsprechend den Zeitnachweisen
mit diesem Stundensatz verrechnet, wie auch EDV-Hilfestellungen (Systempflege,
Zeiterfassung etc.) nach Stunden abgerechnet werden. Gegen diese Vorgangsweise
war grundsätzlich nichts einzuwenden, aus formalen Gründen wurde jedoch empfohlen, die gehandhabte Praxis auch in der Leistungsvereinbarung entsprechend festzuschreiben.

Zl. KA-00379/2013

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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