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Zur Bereinigung der im Rahmen der untersuchten Bereiche zu Tage getretenen Unzulänglichkeiten und Schwachstellen hielt die Kontrollabteilung u.a. im Sinne der
Transparenz und Nachvollziehbarkeit eine lückenlose Verortung sämtlicher einen
Geschäftsfall betreffenden Schriftstücke für erforderlich.
Im Anhörungsverfahren teilte die geprüfte Dienststelle mit, dass seit April 2011 die
abgeschlossenen Rechtsgeschäfte entsprechend verortet werden würden. Bestehende Altlasten würden kontinuierlich und nachträglich verortet. Aufgrund des Personalstandes sei dies nur bedingt möglich und nehme daher eine gewisse Vorlaufzeit in
Anspruch.
Im Rahmen der Follow up – Einschau 2012 wurde nunmehr berichtet, dass die Altlasten größtenteils aufgearbeitet sind.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde teilweise entsprochen.

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Da angekaufte mobile Zaunelemente offenbar weder gekennzeichnet worden sind,
noch hierüber Aufzeichnungen über die jeweiligen Standorte vorgelegt werden konnten, hat die Kontrollabteilung eine Inventarisierung dieser Gegenstände entsprechend
den Bestimmungen der MGO und den in Verbindung damit ergangenen einschlägigen Rundschreiben des Amtes für Rechnungswesen mit Dokumentation der jeweiligen Standorte empfohlen.
In der Stellungnahme wurde eine Inventarisierung der Bauzäune angekündigt.
Gleichzeitig wurde darauf hingewiesen, dass seit 01.04.2011 diesbezüglich keine Anschaffungen getätigt worden sind, so dass eine Inventarisierung nicht notwendig gewesen wäre.
Über die konkret veranlassten Maßnahmen zum Altbestand befragt, wurde der Kontrollabteilung zum Follow up 2012 mitgeteilt, dass eine Bestandsaufnahme durchgeführt und die Inventarisierung veranlasst worden ist.

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In Bezug auf die Veranlassung von Instandhaltungsmaßnahmen bei Grundstücken
wurde angeregt, die Befugnisse für die Sachbearbeiter des Referates unter Berücksichtigung der vergaberechtlichen Vorschriften festzulegen.
Dazu gab die geprüfte Dienststelle im Anhörungsverfahren bekannt, dass sämtliche
Instandhaltungsmaßnahmen mit dem Referatsleiter zu besprechen seien.
Wie eine diesbezügliche Rückmeldung anlässlich der Follow up – Einschau 2012
ergeben hat, sind sämtliche Instandhaltungsmaßnahmen nunmehr im Anlassfall mit
dem Referatsleiter zu besprechen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

Zl. KA-00379/2013

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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