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Die Kontrollabteilung brachte den beschriebenen Sachverhalt dem verantwortlichen Sachbearbeiter zur Kenntnis und empfahl, eine rasche
Umbuchung auf die Vp. 1/273010-62000 Stadtbücherei – Transporte
durchzuführen. Die Eile der Richtigstellung war für die Kontrollabteilung
aus Gründen der Periodenreinheit gegeben bzw. damit die Umbuchung
noch im betroffenen Wirtschaftsjahr 2015 abgewickelt werden konnte.
Eine Bebuchung der Haushaltsstellen durch die städtischen Mitarbeiter
ist – nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres – nur noch im Auslaufmonat Jänner möglich.
Eine Richtigstellung der Verbuchung ist der Kontrollabteilung noch
während der Prüfung zugesagt worden.
Beibringung von
Originalbelegen –
Empfehlung

Des Weiteren ergab die Nachschau der Kontrollabteilung, dass es sich
bei den der Rechnung beigebrachten Belegen (Fahrscheine und Reservierungen) um Kopien handelte, wodurch eine Verbuchung seitens
der Stadt Innsbruck ohne Vorsteuerabzug – im 100 % vorsteuerabzugsberechtigten Unterabschnitt 273010 Stadtbücherei – zu erfolgen
hatte. Im Hinblick auf die Verwendung von Fahrscheinen als Rechnung
verwies die Kontrollabteilung auf die Regelung in den Umsatzsteuerrichtlinien 2000 Randzahl 1691.
Die Kontrollabteilung empfahl daher, zukünftig bei Eingangsrechnungen von Fahrtkosten auf die Beibringung der Originalfahrscheine (auch
wenn diese mittels elektronischer Bereitstellung ausgestellt wurden) zu
bestehen, um einen möglichen Vorsteuerabzug zu gewährleisten.
Im Anhörungsverfahren wurde der Kontrollabteilung mitgeteilt, dass der
Empfehlung Rechnung getragen und zukünftig auf die Beibringung von
Original-Fahrscheinen geachtet werden wird.

Periodenreine
Erfassung von
Auszahlungen

Behoben wurde eine Auszahlungsanordnung des Amtes für Straßenbetrieb der MA III über den Betrag von € 71,72. Mit dieser Auszahlung
wurde eine Rechnung für die Reparatur eines Reifens bei einem städtischen Fahrzeug beglichen. Für die Kontrollabteilung auffallend war,
dass die Auszahlungsanordnung zu Lasten des Haushaltsjahres 2015
eingewiesen worden ist, obwohl sämtliche Leistungsdaten (Bestellung,
Rechnung und Zahlung) im Jahr 2016 lagen. Von der Kontrollabteilung
wurde empfohlen, im Sinne einer periodenreinen Erfassung und Verbuchung von Auszahlungen eine Korrekturbuchung zu Lasten des aktuellen Haushaltsjahres 2016 vorzunehmen. Die Empfehlung wurde
von der betroffenen Dienststelle umgehend umgesetzt.

Periodenreine
Erfassung von
Auszahlungen

Behoben wurde eine Auszahlung an eine Wäscherei über den Betrag
von € 43,02 für die Reinigung von Dienstkleidung (Mäntel) der städtischen Wasenmeister. Dabei wurde von der Kontrollabteilung beanstandet, dass die Auszahlung zu Lasten des Haushaltsjahres 2015
eingewiesen worden ist, obwohl das Leistungs- und Rechnungsdatum
im Jahr 2016 lag. Die Empfehlung der Kontrollabteilung, im Sinne einer
periodenreinen Erfassung von Auszahlungen eine Korrekturbuchung zu
Lasten des aktuellen Haushaltsjahres 2016 vorzunehmen, wurde von
der betroffenen Dienststelle (MA V – Amt für Gesundheit, Markt- und
Veterinärwesen) unverzüglich umgesetzt.

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Zl. KA-03014/2016

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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