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Prüfung Teilbereiche des Referates Städtische Musikschule
(Bericht vom 13.08.2018)

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Die Kontrollabteilung bemängelte basierend auf Stichproben bei der von der Musikschule verwendeten Verleihliste-Instrumente, dass teilweise Entleiher eines Instrumentes dort aufgelistet werden, die in der städtischen Finanzbuchhaltung auf dem
entsprechenden Haushaltskonto aber nicht als solche geführt werden. Sohin ergab
sich für die Kontrollabteilung eine marginale rechnerische Differenz hinsichtlich der
eingezahlten Kautionsbeträge.
Im Rahmen der Ursachenforschung stellte die Kontrollabteilung in diesem Zusammenhang fest, dass nachträglich auf den Ausdrucken der damaligen im Buchhaltungssystem erfassten Einnahmeanordnungen von der zuständigen Sachbearbeiterin des Referates handschriftliche Vermerke notiert wurden. Denn es kommt immer wieder vor, dass Schüler während der Verleihdauer ihr ausgeliehenes Musikinstrument gegen ein anderes austauschen.
Die Kontrollabteilung verkannte nicht das diesbezügliche Bemühen einer sorgfältigen Dokumentation von allfälligen Änderungen während der Verwahrungsdauer,
merkte allerdings kritisch die fehlende Kommunikation mit dem für die rechnerische
Prüfung der Einnahmen und Ausgaben verantwortlichen Amt für Rechnungswesen
der MA IV, insbesondere mit der zentralen städtischen Buchhaltung an.
Aufgrund der durch die Musikschule der Stadt Innsbruck praktizierenden Handhabung empfahl die Kontrollabteilung, künftig einen in gleichmäßigen Intervallen (zumindest jährlich) stattfindenden Abgleich zwischen der im Musikverwaltungsprogramm geführten Verleihliste und dem durchlaufenden Haushaltskonto „KautionenInstrumentenverleih“ in der städtischen Finanzbuchhaltung in Zusammenarbeit mit
dem zuständigen Amt für Rechnungswesen der MA IV durchzuführen. In diesem
Konnex merkte die Kontrollabteilung nochmals an, dass die von der geprüften
Dienststelle angeschafften Instrumente mit einer Inventarnummer als unzweifelhaftes Identifikationsmerkmal versehen sind.
Außerdem regte die Kontrollabteilung an, die seinerzeitigen Bestimmungen betreffend Verleihgebühren von Instrumenten und dementsprechenden Zubehör sowie
Benützungsgebühren für ausgewählte Musikinstrumente – wie bereits eingangs dieses Kapitels dargelegt – im Hinblick auf deren Aktualität und Zeitnähe, insbesondere
die Kautionshöhe in Euro auszuweisen sowie zu evaluieren und allenfalls dem
Stadtsenat vorzulegen.
Hierzu teilte das Referat Städtische Musikschule in seiner Stellungnahme mit, in
Zukunft einen jährlichen Abgleich mit dem Schulverwaltungsprogramm und dem
Haushaltskonto „Kautionen-Instrumentenverleih“ zu machen. Außerdem werde im
Zuge der nächsten Schulgelderhöhung auch die Kautionshöhe evaluiert und dem
Stadtsenat vorgelegt.
Anlässlich der Follow up – Einschau 2018 wurde vom Referat Städtische Musikschule mitgeteilt, dass der Empfehlung der Kontrollabteilung, einen jährlichen Abgleich der Verleihliste mit dem durchlaufenden Haushaltskonto „Kautionen-Instrumentenverleih“ in Absprache mit dem Amt für Rechnungswesen durchzuführen,
nachgekommen worden sei. Der von der Kontrollabteilung angeregte Evaluierungsprozess hinsichtlich Kautionshöhe ist noch nicht abgeschlossen.

Zl. KA-00426/2020

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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