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Vom Vorstand des Amtes für Bau-, Wasser-, Gewerbe- und Straßenrecht wurde in
der letztjährigen Follow up – Einschau darauf verwiesen, dass sich diese Formalbereinigungen bzw. -berichtigungen aufgrund zahlreicher personeller Änderungen
im Referat Gewerbe und Betriebsanlagen im Zeitraum März 2016 bis Jänner 2017
(u.a. 3-maliger Referentenwechsel) verschoben hätten. Eine Umsetzung der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde weiterhin in Aussicht gestellt.
Zur aktuellen Nachfrage der Kontrollabteilung informierte der nunmehrige Leiter
des Referates Gewerbe und Betriebsanlagen, dass die Funktionsmatrix zwischenzeitlich aufgrund personeller Veränderungen und interner Änderungen der Handlungsabläufe angepasst und aktualisiert worden ist. Als Nachweis wurde die auf
den aktuellen Stand gebrachte Funktionsmatrix bereitgestellt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Im Rahmen der Prüfung wurde die Zuordnung der Personalkosten (u.a. in Verbindung mit der im Stadtmagistrat bestehenden Funktionsmatrix) auf die Kostenträger
eingesehen. Die Verteilung der Personalkosten erfolgt auf Grundlage im Referat
definierter Kostenträger (bzw. Kostenstellen) und richtet sich nach der zeitlichen
Beanspruchung der Bediensteten. Bei diesem Prüfschritt kam es zu Beanstandungen seitens der Kontrollabteilung:
o

Bei zwei Mitarbeitern stellte die Kontrollabteilung eine Differenz zwischen der
Stundenaufteilung in der Funktionsmatrix und der prozentuellen Zuordnung in
der Kostenrechnung fest. Auffällig war dies für die Kontrollabteilung deshalb,
da zwei weitere Mitarbeiter mit derselben Stundenaufteilung die rechnerisch
richtige Prozentverteilung aufwiesen.

o

Zum Zeitpunkt der Einschau war lt. Auskunft des Referatsleiters ein Mitarbeiter interimistisch mit der Leitung eines anderen Referates betraut und daher
aus Sicht der Kontrollabteilung auch diesem Referat kostenrechnerisch zuzuteilen. In der Kostenrechnung wurde dieser Mitarbeiter jedoch noch der geprüften Dienststelle zugerechnet.

o

Drei Arbeitnehmer wurde teilweise auf einem Kostenträger (bzw. Verfahren)
verrechnet, der lt. Referatsleitung nicht dem gegenständlichen Referat zuzuordnen ist.

o

Ein weiterer Kostenträger (anlagebezogene Verfahren) hingegen, war weder
in der Funktionsmatrix beschrieben noch kostenrechnerisch beim Referat
Gewerbe und Betriebsanlagen aufgelistet, obwohl von der Referatsleitung angegeben wurde, dass in diesem Bereich Verfahren abgewickelt werden.

Die Kontrollabteilung empfahl eine Harmonisierung der Stundenaufzeichnung im
Bereich der Funktionsmatrix mit der auf Prozente basierenden Personalkostenverteilung für die Kostenträgerrechnung. Des Weiteren war aus Sicht der Kontrollabteilung die Kostenzuordnung der oben erwähnten Mitarbeiter entsprechend der
tatsächlichen Dienstzuteilung zu korrigieren. Mit der Übermittlung der Stellungnahme seitens der betroffenen Dienststelle wurde der Empfehlung zugestimmt.
Die Überarbeitung der Kostenzuordnung entsprechend der tatsächlichen Dienstzuteilung wurde ebenfalls zugesagt.
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Zl. KA-00253/2018

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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