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Im Zuge der Follow up – Einschau 2018 informierte die MA IV, dass bereits Gespräche zur Evaluierung der Aufbauorganisation des Stadtmagistrates hinsichtlich einer
Zuordnung des Gestellungsbetriebes geführt wurden und im Laufe des Jahres 2019
werde eine in die Zukunft gerichtete Neustrukturierung erarbeitet.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wird in Zukunft entsprochen werden.

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Das Amt für Gestellungsbetrieb hat insgesamt drei Produkte definiert:


4911 Personalverrechnung,



4912 Buchhaltung und Geldverkehr sowie



4913 Personalverwaltung

Eine in dieser Angelegenheit ergänzend durchgeführte Einschau der Kontrollabteilung in die Stundenaufzeichnung bzw. -verteilung der Funktionsmatrix (Prozessmonitor) des Amtes für Gestellungsbetrieb zeigte, dass sich die zeitlichen Ressourcen
des diesbezüglichen Leiters im Rahmen der Produktzuordnung auf die allgemeinen
Grundaufgaben, sonstige Aufgaben und Fachaufgaben der oben erwähnten Produkte wie folgt verteilen:

Der Leiter des Gestellungsbetriebes wendet gemäß Funktionsmatrix für die Fachaufgaben der drei Produkte etwa 86 %, für die allgemeinen Grundaufgaben rd. 12 %
und für die sonstigen Aufgaben ca. 2 % der gesamten zu leistenden Verwaltungsstunden auf. Sohin werden insgesamt 167,50 Arbeitsstunden pro Monat in der Funktionsmatrix für unterschiedliche Aufgabenbereiche ausgewiesen.
Eine umfassende Evaluierung der Produkte, der dazugehörigen Fachaufgaben und
die dem Aufgabenbereich zugeordneten Arbeitsstunden des Referatsleiters des Gestellungsbetriebes lag nach Recherchen der Kontrollabteilung bereits einen längeren Zeitraum zurück. Daher regte die Kontrollabteilung aus Gründen der Aktualität
an, die ausgewiesenen Stundenzuordnungen des Leiters des Gestellungsbetriebes
auf die jeweiligen Fachaufgaben, insbesondere auf die allgemeinen Grundaufgaben
entsprechend dem derzeitigen Tätigkeitsbereich bzw. Arbeitsschwerpunkt, zu prüfen.
Im Anhörungsverfahren informierte die betroffene Dienststelle die Kontrollabteilung,
dass eine eingehende Prüfung der veränderten und erweiterten Aufgabenbereiche
des Referatsleiters durchgeführt werde.
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Zl. KA-00193/2019

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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