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sie sich dafür aus, darauf aufbauend eine geeignete Datenbank/Übersicht zu entwickeln, um eine geordnete, wiederkehrende
Planung und Abwicklung von Feuerbeschauen zu gewährleisten.
 Die Kontrollabteilung kam zum Ergebnis, dass hinsichtlich einer
bescheidmäßig auferlegten Behebung festgestellter Mängel kein
hinreichend ausgeprägtes Fristen- und Terminmanagement bestand.
 In Verbindung mit der Thematik „Fristen- und Terminmanagement“
stellte die Kontrollabteilung fest, dass im Dokumenten- und Workflow-Managementsystem ein Prozess „Feuerbeschau“ vorhanden
war, der jedoch nicht angewandt wurde. Dieser Prozess würde einerseits eine stringente und nachvollziehbare Abwicklung des gesamten Vorganges samt digitaler Ablage der in Verbindung stehenden Dokumente möglich machen und andererseits Termine zu
etwaigen Nachbeschauen oder Mängelbehebungen einrichten lassen.
 Im Rahmen einer stichprobenhaft geführten Einschau konnte festgestellt werden, dass die in der Vergangenheit durchgeführten
Feuerbeschauen sehr unterschiedlich dokumentiert waren.
Die Kontrollabteilung empfahl zusammenfassend, den im Dokumenten- und Workflow-Managementsystem abgebildeten Prozess
„Feuerbeschau“ – etwaig nach einer Anpassung an die aktuellen
Gegebenheiten – anzuwenden, die technische Möglichkeit zur
Setzung von Terminen und Fristen zu nutzen sowie sämtliche Unterlagen und Dokumente zu Feuerbeschauen künftig konsequent
abzulegen.
 Bei der Durchsicht von Niederschriften zu durchgeführten Begehungen zeigte sich mehrmals, dass diese nicht von sämtlichen Beteiligten unterzeichnet waren. Die Kontrollabteilung empfahl, künftig darauf Bedacht zu nehmen, dass sämtliche eingeladene Anwesende die Niederschrift an hierfür vorgesehener Stelle unterzeichnen und somit ihre Anwesenheit bestätigen.
Das Amt der Bau- und Feuerpolizei erklärte sich umfassend zu den
Feststellungen und Empfehlungen der Kontrollabteilung und sagte zu,
diesen nach Möglichkeit zu entsprechen.
Dokumenten- und
WorkflowManagementsystem

Die Kontrollabteilung stellte positiv fest, dass im Amt der Bau- und
Feuerpolizei bereits ein großer Teil maßgeblicher Aufgaben im Dokumenten- und Workflow-Managementsystem in Form von Prozessen
abgebildet war. Es ließ sich jedoch feststellen, dass diese Prozesse
noch nicht in allen Fällen entsprechend genutzt wurden. Zudem lag für
ein paar wenige Aufgaben auch noch kein Prozess vor. Die Kontrollabteilung empfahl daher, einerseits die noch ausstehenden Aufgaben und Abläufe als Prozesse abzubilden und andererseits auf die
Mitarbeiter einzuwirken, die vorhandenen und künftigen Prozesse inkl.
vollständiger Dokumentenablage umzusetzen.
Das Amt der Bau- und Feuerpolizei teilte hierzu mit, den Empfehlungen der Kontrollabteilung möglichst zu entsprechen.

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Zl. KA-12068/2020

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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