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durchzuführen sind. Entsprechende Regelungen könnten bspw. innerhalb eines internen Kontrollsystems oder ggf. in der Geschäftsordnung eines Beirates erfolgen.
Die Geschäftsführung der MHB teilte im Rahmen der Stellungnahme zum Follow
up 2013 mit, im Rahmen nun wöchentlich durchgeführter Jour-Fixe-Termine darauf
hingewiesen zu haben, dass künftig grundsätzlich mehrere Angebote einzuholen
sind. Dies werde auch im internen Kontrollsystem festgehalten, dessen Erstellung
für das Jahr 2014 vorgesehen ist.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Im Zuge der Einsichtnahme waren wesentliche Mängel in der formalen Beauftragung von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen festzustellen. Die Kontrollabteilung
empfahl, künftige Beauftragungen schriftlich in Form von Auftragsschreiben, Bestellscheinen oder Schlussbriefen durchzuführen und sich diese durch Auftragsbestätigung oder Gegenschlussbrief vom AN belegen zu lassen. Beauftragungen
sollten ausschließlich durch die Geschäftsführung oder hierzu ausdrücklich befugte Personen erfolgen.

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Hinsichtlich der Überwachung einer ordnungsgemäßen Ausführung von ausgeführten Bau- und Dienstleistungen konnte die Kontrollabteilung feststellen, dass
diese lediglich in Form gelegentlich vorgenommener Besichtigungen durch das
Personal der MHB wahrgenommen wurde. Die sachliche und rechnerische Prüfung von Abrechnungen wurde vom GF (teils in Zusammenarbeit mit dem Hausmeister) bzw. der Buchhaltung erledigt. Eine detaillierte Prüfung abgerechneter
Einzelpositionen auf mengenmäßige Richtigkeit (Stundenanzahl, Flächen, Stückeinheiten etc.) wurde lt. Auskunft der MHB nicht durchgeführt.
In einem der eingesehenen Fälle musste festgestellt werden, dass die Angebotslegung auf Einheitspreisen für einzelne Leistungspositionen beruhte, die Abrechnung jedoch ausschließlich über Regiepositionen erfolgte. Ein etwaiger Vergleich
von Angebot und Abrechnung war demnach effektiv nicht zu führen.
Die Kontrollabteilung empfahl, künftig zumindest stichprobenmäßig eine massenund mengenmäßige Detailprüfung von Rechnungslegungen vorzunehmen. Für die
kontrollierende Begleitung und Prüfung von Leistungen, welche fachspezifisches
Know-How erfordern, wurde für den Bedarfsfall die Hinzuziehung von Fachkräften
angeregt. Weiters sollte die Ausarbeitung von Angebot und Abrechnung formal
übereinstimmen, um einen aussagekräftigen Vergleich zu ermöglichen und Mehrund Mindermengen identifizieren zu können. Dies setze die Bedachtnahme auf
eine möglichst exakte massen- und mengenmäßige Erfassung des Leistungsumfangs im Angebotsstadium voraus.
Die Geschäftsführung der MHB informierte die Kontrollabteilung im Zuge des
Follow up 2013 über diesbezüglich neu festgelegte Regelungen zur künftigen Vorgehensweise betreffend Angebote, Bestellungen, Rechnungsprüfungen und
-freigaben durch die MHB. In einem entsprechenden Aktenvermerk wurde u. a.
festgehalten, dass künftig sämtliche Angebote ausnahmslos schriftlich einzuholen
sind. Des Weiteren sind Angebote durch die zuständigen Mitarbeiter der MHB sowie der IIG & Co KG auf sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen

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Zl. KA-00135/2014

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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