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(4-Augen-Prinzip). Die Freigabe von Beauftragungen erfolgt künftig durch den Geschäftsführer der MHB. Für die Prüfung und Freigabe von Rechnungen gilt grundsätzlich die selbe Vorgangsweise.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Die Kontrollabteilung stellte im Rahmen der Prüfung fest, dass lediglich in einem
Fall erbrachter Bau-, Liefer- und Dienstleistungen eine Sicherstellung in Form
eines Deckungsrücklasses bei Teilrechnungen oder eines Haftungsrücklasses bei
Schlussrechnungen erfolgte. Hierzu wurde angeregt, künftig in Abhängigkeit von
der Rechnungshöhe den Einbehalt eines Deckungs- oder Haftungsrücklasses in
Auftragsschreiben zu vereinbaren und vorzunehmen.
Im Zuge des Follow up 2013 teilte die MHB mit, dass künftige Beauftragungen
durch Jahresvertragsfirmen der IIG & Co KG durchgeführt werden. Regelungen zu
Sicherstellungen sind Bestandteil der entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Hinsichtlich der praktischen Umsetzung des durch Vereinbarung über die Aufhebung des Baurechtes eingeführten Reparaturfonds musste die Kontrollabteilung
feststellen, dass diese durchaus pragmatisch, jedoch unter teilweiser Vernachlässigung vereinbarter Rahmenbedingungen erfolgte.
So wurde gemäß Information des (damaligen) Geschäftsführers der MHB bspw.
aufgrund einer mündlichen Absprache mit den Vertragspartnern auf eine vertraglich vereinbarte monatliche schriftliche Berichterstattung zum Reparaturfonds inkl.
Behandlung der zugeordneten Aufträge und Rechnungen verzichtet. Anstelle dessen wäre im Zuge von Besprechungen sowie bei gemeinsamen Begehungen der
Markthalle über jene Leistungen, welche seitens der MHB durch den Reparaturfonds zur Bedeckung angedacht waren, allgemein informiert und das grundsätzliche Einverständnis der Vertragspartner mündlich eingeholt worden.
Die Kontrollabteilung empfahl allgemein gültig, Bedacht auf die Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen zu nehmen. Des Weiteren wies sie darauf hin, dass ein Abgehen von vertraglichen Rahmenbedingungen lediglich durch Zustimmung aller
Vertragspartner vereinbart werden kann und – wie auch vereinbarungsgemäß
festgelegt – aus Gründen der Dokumentation in schriftlicher Form erfolgen muss.
Die MHB teilte im Zuge der Stellungnahme mit, dass ein diesbezüglicher Hinweis
in das künftige interne Kontrollsystem aufgenommen werde.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Zl. KA-00135/2014

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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