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Dem Referat „Personalwesen“ waren zwei weitere städtische
Bedienstete (eine Vollzeit- und eine Teilzeitbeschäftigte) unterstellt.
Diese waren v.a. für Schreibarbeiten sowie für die Postabfertigung der
Referate „Personalwesen“ und „Dienstrecht“ (Bereich „Sekretariat“)
ermächtigt. Zudem wurden sowohl Dienstausweise und Amtsbescheinigungen ausgestellt als auch dienststellenbezogene Buchhaltungsagenden wahrgenommen.
Ferner waren dem Referat drei Mitarbeiter (eine begünstigt, behinderte
Bedienstete, ein Lehrling und ein Verwaltungspraktikant) dienstzugeteilt. Die erstgenannte Mitarbeiterin unterstützte vor allem den
Bereich „Sekretariat“ des Referates „Personalwesen“.
Aufgaben
Referat „Dienstrecht“

Das Referat „Dienstrecht“ wurde zum 27.05.2022 von einer städtischen
Bediensteten mit einem Stundenausmaß von 62,5 % geführt. Ihr waren
insgesamt drei Bedienstete zugewiesen, wovon zwei städtische
Bedienstete vollzeit- und eine städtische Mitarbeiterin zu 37,5 %
teilzeitbeschäftigt waren. Wie die Durchsicht der diesbezüglichen
Prüfungsunterlagen zeigte, ließen sich deren Aufgaben lediglich aus der
zuvor erwähnten Aufgabenverteilung aus dem Jahr 2019 entnehmen.

Aufgaben
Referat „Besoldung“

Auch die Führung des Referates „Besoldung“ oblag zum Prüfungszeitpunkt einer städtischen Bediensteten, die zu 62,5 % teilzeitbeschäftigt war.
Dieses Referat war zum Stichtag 27.05.2022 mit sieben Mitarbeiter
ausgestattet, wovon drei Mitarbeiter (ein Vollzeitbeschäftigter und zwei
Teilzeitbeschäftigte zu je 50 %) lt. Aufgabenverteilung mit Stand Jänner
2022 für allgemeine Aufgaben des Bereiches Besoldung (Auswertungen, Statistiken, Personalportal, Buchhaltungsagenden, Administration
Altersteilzeit,
Kontrolle
Nebengebühren,
Abwicklung
Gehaltsvorschüsse u.a.m.) verantwortlich waren. Vier städtische
Mitarbeiterinnen (alle vollzeitbeschäftigt) waren dem Bereich mit der
Bezeichnung „Schalter-MA Besoldung“ zugeordnet und u.a. für die
Erfassung und Änderung aller für die Bezugsabrechnung relevanten
Daten inkl. Beförderungen und Überstellungen, Erstellung von
Einnahmen- und Auszahlungsanordnungen, Auskunftserteilung und
Informationsbereitstellung zuständig.

Aufgabenverteilung
Empfehlung

Aufgrund der zuvor dargelegten Ausführungen der Kontrollabteilung
wurde der Leiterin des Amtes für Personalwesen empfohlen, einerseits
die von ihrem Vorgänger im Jahr 2019 verschriftlichten Aufgaben in
Bezug auf die Leitung des gegenständlichen Amtes einer Evaluierung
zu unterziehen und in weiterer Folge die bereits erfassten und eventuell
neu definierten Aufgaben zu verschriftlichen. Anderseits wurde
angeregt, auch sämtliche Aufgaben der Referate den aktuellen
Gegebenheiten einer Anpassung und Aktualisierung zuzuführen,
vollständig zu dokumentieren, um somit einem modernen Personalmanagement gerecht zu werden.
In seiner Stellungnahme teilte das Amt für Personalwesen diesbezüglich
mit, dass den Empfehlungen der Kontrollabteilung entsprochen worden
ist.

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Zl. KA-03099/2022

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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