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Amtes für Personalwesen war aus der gegenständlichen Applikation zum
Auswertungsstichtag nicht ersichtlich. In Bezug auf die Amtsvorständin
war für den Zeitraum vom 01.03. bis 30.04.2022 nämlich kein
Beschäftigungsausmaß eingepflegt.
Ferner hat die Einschau gezeigt, dass nur in vier Fällen die zu leistenden
Arbeitsstunden auf Grund- und Fachaufgaben der Produkte aufgeteilt
worden sind. Hierbei handelte es sich um die Arbeitsstunden von zwei
Teilzeit- sowie zwei Vollzeitkräften, welche schon seit dem Jahr 2002 und
früher im Amt für Personalwesen eingesetzt waren. Eine Verteilung der
Arbeitsstunden der verbleibenden neun städtischen Mitarbeiter auf die
seinerzeit festgelegten Produkte und Grundaufgaben war bis zum
Prüfungszeitpunkt noch nicht vorgenommen worden.
Die Kontrollabteilung hat der Leiterin des Amtes für Personalwesen
daher empfohlen, um eine entsprechende Anpassung der Funktionsmatrix bemüht zu sein.
Funktionsmatrix
Referat „Besoldung“
Empfehlung

Dem Referat „Besoldung“ waren zum Auswertungsstichtag 17.03.2022
insgesamt acht Bedienstete (fünf Teilzeit- und drei Vollzeitkräfte) zur
Dienstausübung unterstellt.
Unter Berücksichtigung der Beschäftigungsverhältnisse belief sich das
Ausmaß der monatlichen Arbeitszeit auf insgesamt 1.040 Arbeitsstunden. Von dieser Summe wurden 18,25 Arbeitsstunden oder 1,8 %
für Grundaufgaben und 1.021,75 Arbeitsstunden oder 98,2 % für
Fachaufgaben verwendet.
Die Kontrollabteilung stellte im Zuge ihrer Prüfung fest, dass zwei
Mitarbeiterinnen, deren Stundenkontingent zum einen von 87,5 % auf
100,0 % (Mitarbeiterin A) und zum anderen von 50,0 % auf 62,5 %
(Mitarbeiterin B) erhöht worden war, in der Funktionsmatrix mit 140
anstelle 160 bzw. mit 80 anstelle 100 Einheiten geführt worden sind.
Die Kontrollabteilung empfahl eine Überprüfung und gegebenenfalls
Überarbeitung der Funktionsmatrix sowie des Produktkatalogs
hinsichtlich des Produktes 1221 Bezugsverrechnung.

Funktionsmatrix
Referat „Dienstrecht“
Empfehlung

Dem Referat „Dienstrecht“ waren zum Auswertungsstichtag 17.03.2022
vier Bedienstete zur Dienstausübung unterstellt. Die Referentin war zu
diesem Stichtag mit 8,7 % in Teilzeit (Elternkarenz), mit Datum
22.04.2022 wurde ihre Beschäftigungsausmaß auf 62,5 % erhöht. Ferner
war eine Mitarbeiterin mit 50 % teilzeitbeschäftigt, mit 01.05.2022
verringerte sich das soeben angesprochene Beschäftigungsausmaß auf
37,5 %. Bei den verbleibenden städtischen Mitarbeitern dieser
Dienststelle handelte es sich um zwei Vollzeitkräfte. Drei der Mitarbeiter
sind in den Jahren 2016, 2013 und 1989 in den städtischen Dienst
eingetreten und waren vor Einführung des Referates „Dienstrecht“ dem
Referat „Personalwesen“ zugewiesen. Ein Mitarbeiter in Vollzeit hat
seinen Dienst erst im Jahr 2022, nämlich zum 08.02., angetreten.
Betreffend die Verteilung der Arbeitsstunden auf festgelegte Produkte
des Referates „Dienstrecht“ stellte die Kontrollabteilung fest, dass bis
zum Prüfungszeitpunkt weder Produkte noch Fachaufgaben für das im
Jahr 2020 etablierte Referat definiert und verschriftlicht worden sind.

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Zl. KA-03099/2022

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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