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den in der MGO (Besonderer Teil) festgeschriebenen Aufgaben entsprechen, waren
offensichtlich noch in Bearbeitung.
Infolge des zum Prüfungszeitpunktes noch aufrechten, städtischen Erfordernisses
zur Führung von Produkten wurde der mit der Produktverantwortung betrauten Referentin empfohlen, in Absprache mit der Leiterin des Amtes für Personalwesen eine
Veranschaulichung der neu geschaffenen Produkte (Produktbeschreibung und ziele, Leistungen, Qualitätsmerkmale etc.) und der dazugehörigen Aufgaben vorzunehmen und diese in naher Zukunft in die Organisationsdatenbank einzupflegen
bzw. einpflegen zu lassen.
In seiner Stellungnahme informierte das Amt für Personalwesen, dass im Zuge des
SAP-Projektes zur Einführung eines Personal- und Organisationsmanagements
entschieden wurde, die Produktdatenbank nicht in das SAP-Projekt zu übernehmen.
Diese Vorgehensweise wurde durch ein Schreiben der damaligen Leiterin des Büros
der Magistratsdirektorin vom 24.08.2022 bestätigt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde aus erwähnten Gründen
nicht entsprochen.

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Im Zuge ihrer Prüfung hat die Kontrollabteilung auch in die ihr übermittelten Funktionsmatrizen (Organisationsdatenbank) der dem Amt für Personalwesen zugeordneten Referate Einsicht genommen.
Den diesbezüglich zur Verfügung gestellten Unterlagen nach waren dem Referat
„Personalwesen“ insgesamt 13 städtische Bedienstete zur Dienstleistung zugewiesen. Davon waren lt. Organisationsdatenbank drei Mitarbeiter in Teilzeit und neun
Mitarbeiter in Vollzeit. Das Beschäftigungsausmaß der Leiterin des Amtes für Personalwesen war aus der gegenständlichen Applikation zum Auswertungsstichtag
nicht ersichtlich. Wie daraus hervorging, war für den Zeitraum vom 01.03. bis
30.04.2022 kein Beschäftigungsausmaß eingepflegt, obgleich mit 01.06.2022 ihre
Arbeitsleistung einer Vollzeitkraft entsprach.
Die Einschau hat des Weiteren gezeigt, dass nur in vier Fällen die zu leistenden
Arbeitsstunden auf Grund- und Fachaufgaben der Produkte aufgeteilt worden sind.
Eine Verteilung der Arbeitsstunden der verbleibenden neun städtischen Mitarbeiter
auf die seinerzeit festgelegten Produkte und Grundaufgaben war bis zum Prüfungszeitpunkt noch nicht vorgenommen worden. Der Leiterin des Amtes für Personalwesen wurde empfohlen, um eine entsprechende Anpassung der Funktionsmatrix bemüht zu sein.
Wie zuvor erwähnt, teilte die damalige Leiterin des Büros der Magistratsdirektorin
im August des Jahres 2022 mit, dass im Zuge des SAP-Projektes das Modul Produktdatenbank nicht Teil der Migration sein und auch nicht mehr in der zum Prüfungszeitpunkt existenten Form weitergeführt werde.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde aus erwähnten Gründen
nicht entsprochen.

Zl. KA-11795/2022

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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