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Diesbezüglich positiv festzuhalten war aus Sicht der Kontrollabteilung
jedoch, dass eine gesamtheitliche Listung von Projekten aller Referate
der geprüften Dienststelle zum Prüfungszeitpunkt neu im Aufbau
begriffen war.
Tätigkeitsberichte

Die erwähnte Projektlistung würde zudem einen teilweisen Ersatz für
jene Tätigkeitsberichte bilden, die seitens der Dienststelle in früheren
Jahren angefertigt wurden, um zu dokumentieren, welche Projektierungen und Bauvorhaben in der Vergangenheit abgeschlossen oder
neu aufgenommen wurden bzw. sich in Bearbeitung befanden. Diese
waren nach Ansicht der Kontrollabteilung ein gutes Werkzeug, die
Arbeit der Dienststelle für interne und externe Zwecke, unter anderem
auch gegenüber den politischen Verantwortlichen, zu dokumentieren.

Empfehlung

Die Kontrollabteilung empfahl, die Führung einer kurz zuvor installierten
digitalen Projektlistung konsequent weiterzuführen. Des Weiteren
wurde eine Empfehlung ausgesprochen, zu prüfen, ob die Fertigung
von Tätigkeitsberichten zweckdienlich und zielführend ist und diese ggf.
wiederaufzunehmen.

Reaktion im
Anhörungsverfahren

Die Dienststelle teilte hierzu mit, dass den Empfehlungen der
Kontrollabteilung beigetreten werde und darüber hinaus bereits die
Erstellung eines Tätigkeitsberichtes für den Zeitraum 2018 – 2023 in
Arbeit sei.
4.2 Jahresbauverträge

Rahmenvereinbarung
und Laufzeit

Die Ausführung der Asphaltierungs- und Sanierungsarbeiten erfolgt in
der Regel auf Basis eines Jahresbauvertrages. Hierbei handelt es sich
um eine Rahmenvereinbarung gemäß BVergG, auf deren Basis
Bauleistungen nach Bedarf per Bestellung abgerufen werden können.
Diese Jahresbauverträge wurden in der Regel für mehrere Jahre
abgeschlossen. So folgte einem Jahresbauvertrag für drei Jahre (2017
– 2019) ein Vertrag für zwei Jahre (2020 – 2021). Für das Jahr 2022
war aufgrund der unberechenbaren Preisentwicklung der Abschluss
einer einjährigen Rahmenvereinbarung angedacht.

Erlassung einer
einstweiligen Verfügung

Aufgrund eines beim Landesverwaltungsgericht Tirol eingebrachten
Nachprüfungsantrages und einer in weiterer Folge erlassenen einstweiligen Verfügung kam es im Jahr 2022 zu keinem Abschluss eines
Jahresbauvertrages. Alternativ erfolgten die Beauftragungen auf Basis
zuvor eingeholter Angebote für ausgewählte Bauabschnitte. Für weitere
Bauabschnitte vergleichbaren Umfangs wurden basierend auf diesen
Preisangeboten Bestellungen vorgenommen.
4.3 Bestellungen

Vertragliche
Vereinbarungen
hinsichtlich
Beauftragungen

Gemäß den Ausschreibungsunterlagen zur Rahmenvereinbarung des
Leistungszeitraumes 2020 – 2021 hatte ein Leistungsabruf getrennt
nach Einzelvorhaben jeweils mit eigenem Auftragsschreiben oder
Bestellschein zu erfolgen.

Bereitstellung von
Beauftragungen

Die Kontrollabteilung hatte im Zuge der Prüfung um entsprechende
Bereitstellung der Auftragsschreiben und Bestellscheine ersucht. Diese
Anforderung konnte seitens der Dienststelle im Rahmen der Prüfung
nicht zeitgerecht erfüllt werden.

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Zl. KA-14141/2022

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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