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5.2 Internes Organigramm und Aufgabenverteilung
Organigramm

Die Referatsleiterin übermittelte an die Kontrollabteilung eine
Funktionsmatrix (mit Aufgaben und Stunden pro Dienstnehmer) der
Dienststelle Stadtbibliothek. Die kumulierte Wochenarbeitszeit der
Dienstnehmer betrug dabei 897 Wochenstunden (ohne Lehrling). Das
seitens der Referatsleitung erstellte – und ebenfalls übermittelte –
interne Organigramm stellte sich wie folgt dar:

Zeitressourcen pro
Aufgabenbereich –
Empfehlung

Der Referatsleitung wurden neben den gesamten Wochenstunden der
Referentin (welche u.a. die Dienstpläne erstellt) auch Instandhaltungsarbeiten einzelner Dienstnehmer zugerechnet. Ferner sind Zeiten hier
für die Lehrlingsbetreuung von weiteren Dienstnehmern subsumiert. In
Summe entfielen somit rd. 10 % der wöchentlichen Arbeitszeit der
Belegschaft auf die Referatsleitung.
Die Administration beanspruchte gemäß der Funktionsmatrix rd. 5 %
der wöchentlichen Arbeitszeit der Dienstnehmer der Stadtbibliothek,
wobei hier die Buchhaltung, das allgemeine Sekretariat sowie die
Administration der Veranstaltungen und der Öffentlichkeitsarbeit
zusammengefasst wurden.
Die inhaltlichen Teilbereiche des Organigramms teilte sich in die
Aufgabengebiete Öffentlichkeitsarbeit, Bibliothekwesen sowie Veranstaltungen und Zielgruppenarbeit auf, für die insgesamt 35 % der
wöchentlichen Dienstzeit der Mitarbeiter der Stadtbibliothek eingeplant
wurde.
Hinsichtlich der Öffentlichkeitsarbeit – die in Summe 5 % der vorgesehenen Wochenarbeitszeit beansprucht – wurde der Kontrollabteilung seitens der Referentin der Stadtbibliothek mitgeteilt, dass vor
allem die redaktionelle Betreuung der eigenständigen Homepage
einen wichtigen Teil der Öffentlichkeitsarbeit darstellt.

MagIbk/62945/KA-PR/1

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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