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Auf diesen Umstand angesprochen rechtfertigte sich der zuständige
Sachbearbeiter im Amt für Informationstechnologie und Kommunikationstechnik gegenüber der Kontrollabteilung, dass die fraglichen fünf
Lizenzen aus seiner Sicht letztlich doch richtigerweise beim „True up
Year 1“ gemeldet worden wären, da die Liegenschaftsverwaltung mit
November 2009 wieder in die Stadt eingegliedert worden ist. In dem
von der Kontrollabteilung eben angesprochenen Mailverkehr mit dem
Lieferanten wäre dies seinerzeit allerdings anders dargestellt worden,
da der damalige Amtsvorstand ursprünglich davon ausgegangen sei,
dass keine weiteren Lizenzen benötigt würden.
Abrechnung zweites
Vertragsjahr

Die Rechnung des Lieferanten für das zweite Vertragsjahr im Microsoft
Enterprise Agreement beinhaltete entsprechend der durchgeführten
True-up Bestellung nun in Summe 705 Stück Microsoft EA-Lizenzen
und belief sich auf (brutto) € 156.822,36. Diese Rechnung wurde vom
seinerzeitigen Amt für Information und Organisation im Wege einer
Auszahlungsanordnung vom 15.01.2010 zu Lasten des Haushaltsjahres 2009 beglichen und buchungstechnisch analog dem Vorjahr allen
involvierten Unterabschnitten – wiederum prozentuell aufgeteilt – zugeordnet. Die Verbuchung erfolgte diesmal korrekt.

„True up Year 2“

Vor Ablauf des zweiten Vertragsjahres (2010) meldete die MA I – (damaliges) Amt für Information und Organisation fristgerecht im Wege
eines E-Mails vom 16.12.2010 insgesamt „7 True-up Lizenzen“. In Beantwortung einer Anfrage der Kontrollabteilung zum Modus der Ermittlung der Anzahl der Lizenzen erklärte der zuständige Sachbearbeiter,
dass die Erhebung nach dem tatsächlichen Bedarf erfolge und hierzu
eine Auswertung im BMC-Inventartool und dem MS Configuration Manager Tool (seit 03.06.2009) durchgeführt werde. Zudem werde die
ermittelte Clientanzahl vom Amtsvorstand und dem zuständigen Sachbearbeiter verifiziert.

Abrechnung drittes
Vertragsjahr

Der Lieferant stellte die Bezug habende Rechnung für das dritte Vertragsjahr im Microsoft Enterprise Agreement am 17.12.2010 in der Höhe von (brutto) 169.849,58 aus. Der im Vergleich zum zweiten Vertragsjahr um rd. € 10.800,00 (netto) höhere Rechnungsbetrag ist ins ofern erklärbar als in dieser Faktura nicht nur die in Rede stehenden
Lizenzen, sondern auch diverse – in diesem Zusammenhang von der
Kontrollabteilung nicht geprüfte – Serverprodukte enthalten sind. Der
Rechnungsbetrag wurde mit Auszahlungsanordnung vom 21.12.2010
ordnungsgemäß zu Lasten des Haushaltsjahres 2010 beglichen und –
wie in den Vorjahren – auf alle in Frage kommenden Unterabschnitte
prozentuell aufgeteilt. Die vollständige Erfassung der EA-Lizenzen in
den Inventardaten ist der Kontrollabteilung nachgewiesen worden.

Vertiefende Rechnungskontrolle

Im Zuge einer vertiefenden Rechnungskontrolle stellte die Kontrollabteilung allerdings auch fest, dass der Lieferant im dritten Vertragsjahr
einen günstigeren Core CAL Betrag verrechnet hatte, was bei 700 Lizenzen einer Ersparnis von € 4.879,00 gleichkommt. Andererseits wurden die im Rahmen der True-up Meldung vom 16.12.2010 neu hinzugekommenen 7 Lizenzen geringfügig zu hoch fakturiert. Die daraus
resultierende marginale Differenz von € 42,91 wurde dem zuständigen
Sachbearbeiter zur Kenntnis gebracht, der umgehend den Lieferanten
kontaktiert und in dieser Angelegenheit die Zusage erhalten hatte, dass
der Unterschiedsbetrag anlässlich der „True-up Meldung Year 3“ gutgeschrieben werde.

Zl. KA-10928/2011

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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