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Als Erledigung wurde der Kontrollabteilung im Rahmen der Follow up – Einschau 2009
ein auf einer Besprechung mit dem Finanzdirektor der Stadt beruhender mit Datum
4.2.2009 verfertigter Aktenvermerk übermittelt, mit welchem die Vorgangsweise für
die Berechnung des Überschussvorab ab dem Jahr 2009 festgelegt worden ist.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

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Jene Zeitanteile, welche die Bediensteten zur Aufgabenerfüllung der nicht von der
Geschäftsbesorgung umfassten Leistungen aufwenden, können über ein Projekterfassungsprogramm festgestellt werden. Soweit davon zugewiesene städt. Bedienstete
tangiert sind, dienen die betreffenden Auswertungen als Grundlage für die an die
Stadt im Rahmen des Überschussvorab zu refundierenden Personalkosten. Allerdings
war zum Zeitpunkt der Prüfung nur ein Teil der Mitarbeiter in dieses Programm eingebunden, die anteilsmäßige Inanspruchnahme der übrigen Dienstnehmer beruhte
mangels entsprechender Arbeitsaufzeichnungen immer noch auf Schätzungen. Zur Sicherstellung einer präzisen Zuordnung der für die einzelnen Aufgaben benötigten
Zeitanteile als Voraussetzung für eine schlüssige Berechnung des Überschussvorab
und als Grundlage für eine funktionierende Kostenrechnung empfahl die Kontrollabteilung, sämtliche Mitarbeiter umgehend in die Projekterfassung zu implementieren.
Die IIG & Co KG teilte im Rahmen ihrer Stellungnahme mit, dass in einer der letzten
erweiterten Geschäftsführersitzungen eine Vereinfachung des eher bedienungsaufwendigen Projekterfassungsprogrammes beschlossen worden sei und eine diesbezügliche Dienstanweisung zur einheitlichen Erfassung in Kürze ergehen werde.
Die im seinerzeitigen Anhörungsverfahren angekündigte Dienstanweisung ist mit Datum 3.8.2009 in Kraft getreten und wurde der Kontrollabteilung im Rahmen der Follow up – Einschau 2009 übermittelt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

8 Schlussbemerkungen
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In diesem Bericht wurden insgesamt 108 Empfehlungen der Kontrollabteilung aufgegriffen, denen nach dem Ergebnis des Anhörungsverfahrens
in 64 Fällen (ca. 59 %) „entsprochen“,
in 23 Fällen (ca. 21 %) „in Zukunft entsprochen werden“,
in 11 Fällen (ca. 10 %) „aus erwähnten Gründen nicht entsprochen“,
in 6 Fällen (ca. 6 %) „teilweise entsprochen“,
in 3 Fällen (ca. 3 %) „aus erwähnten Gründen teilweise entsprochen“ und
in 1 Fall (ca. 1 %) „alternativ entsprochen“
wurde/wird.

Zl. KA-00287/2010

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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